Details: Kategorie: Kurzanleitungen; Veröffentlicht: 28. Mai 2016; Zuletzt aktualisiert: 18. September 2018; Zugriffe: 4861

Veranstaltungen anlegen und benutzen

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Gehen Sie zu Basis > Veranstaltungen> Neuanlage.
Veranstaltungen, die Sie in derselben Art öfter anbieten, legen Sie über Neu mit Vorlage an.
Füllen Sie Datum, Startzeit und Personenzahl der Veranstaltung aus. Wenn das genaue Datum der Veranstaltung noch nicht feststeht, geben Sie zuerst ein Referenzdatum ein und wählen Sie dann über die Datumsauswahl den Entwurf.
Vergeben Sie einen Status und ggf. ein Statusdatum (z.B. Fälligkeit der Option). Status und Statusdatum haben Einfluss darauf, wann, wo und wie die Veranstaltung im Info Center und in den Raumbuchungen aufgeführt wird.
Verknüpfen Sie als Veranstalter und ggf. Besteller oder Rechnungsempfänger vorhandene oder neue Adressen.
Geben Sie als Anlass den Namen der Veranstaltung an (z.B. "50. Geburtstag").
Wählen Sie im unteren Fenster Räume über > Raumliste oder Raumbelegung die Veranstaltungsräume.
Alternativ prüfen Sie zuerst über Veranstaltungen > Raumbelegung die Verfügbarkeit der Räume und legen mit Doppelklick auf den gewünschten Raum eine neue Veranstaltung an.
Legen Sie in der Navigationsleiste den Veranstaltungsablauf* an und verknüpfen Sie einzelne Ablaufpunkte ggf. über mit einem Vorgang*.

Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste der Veranstaltung zu Info Center.
Wählen Sie, welche der in der Liste angebotenen Datenquellen Sie sehen möchten (z.B. Veranstaltungen, Termine*, Briefe).
Setzen Sie in der jeweiligen Datenquelle weitere Filter oder wechseln Sie zu anderen Listen.
Filtern Sie mit nur Ihre eigenen Daten heraus.
Speichern Sie die aktuellen Einstellungen unter Sichten > Speichern als Benutzersicht, Gruppensicht oder Standardsicht.
Legen Sie über Neu in der Werkzeugleiste neue Datensätze zu der geöffneten Adresse an. Nur die Art von Daten, die als Datenquellen ausgewählt sind, werden auch zur Neuanlage angeboten.

Öffnen Sie mit Rechtsklick auf Angebot in der seitlichen Navigationsleiste ein neues Angebot und geben Sie einen Namen ein.
Fügen Sie über Neu oben links im Eingabefenster oder über das nebenstehende Eingabefeld für die Matchcode-Suche die Angebotsartikel (Speisen und Getränke, Personal, Räume, Technik, Logistik etc.) ein.
Um bereits vorhandene Artikel in das Angebot einzufügen, klicken Sie Neu > Artikel suchen.
Um einen noch nicht vorhandenen Artikel einzufügen, gehen Sie auf Neu > Artikelgruppen, wählen Sie eine Gruppe aus und geben Sie den gewünschten Artikelnamen ein.
Wenn Sie den neuen Artikel als echten Artikel anlegen möchten, wählen Sie Anlegen und speichern Sie ihn mit den nötigen Angaben. Soll der neue Artikel nur für diese Veranstaltung zur Verfügung stehen, wählen Sie Nur als temporären Artikel.
Erstellen Sie mit Rechtsklick auf das Angebot eine Neue Angebotsvariante, in der die Daten aus dem vorhandenen Angebot übernommen werden aber unabhängig davon geändert werden können (z.B. Büffet statt Menü).
Gliedern Sie die Artikel für eine Veranstaltung in mehreren Angeboten* (z.B. Personal, Speisen, Technik oder Empfang, Mittagessen, Kaffeepause), um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
Wählen Sie über Drucken in der Werkzeugleiste der Veranstaltung eine passende Vorlage aus der Liste aus und drucken Sie das Angebot.

Wählen Sie auf der Werkzeugleiste über Neu aus > Brief / E-Mail > Neu eine passende Vorlage aus und schalten Sie zu der Versandart E-Mail.
Um das Angebot zusätzlich als formatierten Anhang zu senden, wählen Sie auf dem Reiter Text der E-Mail im Eingabefeld Veranstaltungsblatt mit Leerzeichen+Tab eine passende Vorlage aus.
Wenn Sie ein externes E-Mail-Programm verwenden, speichern Sie das Angebot extern über Drucken > PDF und senden Sie das Angebot als E-Mail-Anhang.

Um ein Angebot zur Bestellung zu machen, ziehen Sie den Ordner Angebot mit gedrückter linker Maustaste auf die Bestellung.
Ändern Sie ggf. Artikel, Mengenangaben, Räume etc. Das ursprüngliche Angebot wird hierdurch nicht geändert.
Legen Sie Gästelisten* an, über die Sie Tischzuweisungen* oder Ticketverkauf* handhaben können.
Legen Sie Menükarten* mit Speisen, Getränken und freien Texten an.

Machen Sie einen Linksklick auf Basis > Veranstaltungen.
Geben Sie ein Suchwort ein (z.B. Anlass oder Veranstalter) und klicken Sie auf Suchen.
Bei der Auswahl von Merkmalen über Kontrollkästchen (Checkbox) gibt es drei mögliche Zustände: ist ausgewählt, ist nicht ausgewählt oder bleibt unberücksichtigt.
Öffnen Sie bei Bedarf weitere detaillierte Suchmöglichkeiten über Erweiterte Suche.