Ein dokumentierter und visualisierter Geschäftsprozess hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei der Optimierung von Abläufen und bei der Fehlersuche. Die Zuweisung von Aufgaben und Tätigkeiten an Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sorgt dafür, dass Aufgaben weder doppelt ausgeführt noch vergessen werden. Die Formulierung des Zwecks macht es leichter zu überprüfen, ob der Prozess sein Ziel erreicht.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben Prozesse und wählen Sie Prozess Vorlage Prozessvorlagen > neu Neuanlage und ggf. den Betrieb. Alternativ gehen Sie über den Reiter icon vorlagen Vorlagen > Prozess Vorlage Prozesse > neu Neuanlage.
  3. Geben Sie den Titel der Prozessvorlage an. Das zweite Eingabefeld erlaubt einen Kurznamen.
    Bsp.: Bearbeitung einer Kundenanfrage für eine Veranstaltung
  4. Geben Sie der Prozessvorlage eine Versionsnummer, um Anpassungen und Änderungen nachverfolgen zu können. Sobald Prozessdokumentation auf Basis einer Vorlage gespeichert werden, kann die Vorlage in ihrer Struktur nicht mehr geändert werden.Weisen Sie der Prozessvorlage über die erweiterbare Auswahlliste einen Typ zu, um die Suche zu erleichtern.
  5. Erläutern Sie die Prozessvorlage genauer in den Feldern Beschreibung und Zweck im unteren Bereich des Eingabefensters.
    Bsp.: Beschreibung: Vorgehen bei ersten Kundenanfragen. Zweck: Abklärung von möglichen Terminen und ersten Kundenwünschen zur Weitergabe an das Eventbüro.
  6. Aktivieren Sie die Vorlage nach Fertigstellung über das Auswahlkästchen oben rechts, um sie den Mitarbeitern zugänglich zu machen.
  7. Speichern Sie die Prozessvorlage über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).