Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?

Textvorlagen können entweder kopiert oder völlig neu angelegt werden.

1. Gehen Sie zu  Vorlagen >  Textvorlagen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
2. Um die neue Textvorlage mehreren Betrieben* zuzuweisen, gehen Sie auf  in der horizontalen Werkzeugleiste der Vorlage und aktivieren Sie die gewünschten Betriebe.
3. Geben Sie den Namen und das Kürzel der Vorlage ein. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen.
   Hinweis: Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für eine genauere Beschreibung der Vorlage verwenden Sie das Feld rechts oben im Eingabefenster.
4. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, welche Datenbankbezüge und Listen dementsprechend eingefügt werden können, und in welchem Zusammenhang eine Vorlage zur Auswahl angeboten wird. Die Vorlagentypen sind vorgegeben.
   Beispiel: In einer Textvorlage Typ Serienbriefvorlage haben Sie Zugriff auf Bezüge aus Adressen, aber nicht aus Veranstaltungen.
5. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
6. Hängen Sie über den Reiter  Anhänge >  Neu Dokumente* an, die Sie standardmäßig mit dem Brief versenden möchten.
   Hinweis: Wählen Sie möglichst kleine Dateien, um Speicherplatz in der Datenbank zu sparen und das Senden der E-Mails zu beschleunigen.
7. Speichern Sie über .

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Gehen Sie zum Reiter  Text, um den Haupttext der Vorlage einzufügen.

1. Schreiben Sie den gewünschten Text oder fügen Sie über Bearbeiten > Einfügen (Strg+V) einen Text aus der Zwischenablage ein.
2. Wählen Sie über  Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen ein, die als eigenständige Vorlagen vom Typ Textbaustein gespeichert wurde.
3. Fügen Sie vorhandene Texte über Bezüge in die Vorlage ein (vgl. „Fügen Sie Bezüge ein“).
   Beispiel: in den Einstellungen gespeicherte Angebotstexte aus der Veranstaltung oder dem Artikel
4. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.

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Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters [] Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
2. Wählen Sie mit Klick auf  Datenbankbezüge einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie des gewünschten Bezuges.
3. Hinweis: Über das Suchfeld finden Sie mit wenigen Buchstaben das gesuchte Feld.
4. Wählen Sie ein oder mehrere Felder mit gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
5. Zahlfelder, Datums- oder Zeitfelder müssen ggf. formatiert werden.
6. Legen Sie wiederkehrende Texte einmal an und verweisen Sie in Textvorlagen darauf.
   Bsp.: Legen Sie unter   Administration >  Einstellungen >  Veranstaltungen >  Texte > Angebotstext 1 einen Text an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über   Datenbankbezüge einfügen >  Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
   Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst

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Bilder können über die horizontale Werkzeugleiste aus der Datenbank oder externen Quellen eingefügt werden.

1. Mit  >  Bild in den Textverlauf einfügen positionieren Sie das gewünschte Bild an eine Stelle innerhalb des Textes. Wenn der Text sich verändert, verschiebt sich auch das Bild.
2. Mit  >  Bild auf Seite einfügen platzieren Sie das Bild frei an einer bestimmten Stelle auf der Seite, unabhängig vom Text.
3. Wählen Sie den Ablageort und das Bild mit Doppelklick.
4. Formatieren Sie das Bild mit Doppelklick oder über das Kontextmenü.
5. Speichern Sie über .

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Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi) desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

1. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf das Bild die Bildoptimierung und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
2.  Schneiden Sie das Bild passend zu,  drehen oder  spiegeln Sie es bei Bedarf.
3. Aktivieren Sie Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
4. Die Option  Proportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
6. Machen Sie über Undo Änderungen schrittweise rückgängig.
7.  Übernehmen Sie die Änderungen.

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Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

1. Wählen Sie mit Klick auf  Liste einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie und eine vorhandene Liste.
2. Ändern Sie eine vorhandene Liste mit Klick auf  Liste einfügen > wählen die Kategorie und  Liste ändern.
3. Hinweis: Änderungen an den Listen selber wirken sich auf die gesamte Datenbank aus.
4. Wählen Sie die gewünschte Liste aus der Auswahl vorhandener Listen, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie sie.
5. Um eine völlig neue Liste zu erstellen, klicken Sie auf  (vgl. „Wie erstelle ich Listen?“)
6. Fügen Sie die Liste mit  Übernehmen in die Textvorlage ein.
7. Speichern Sie über .

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Wenn Sie die Bezüge einer vorhandenen Textvorlage übernehmen, aber den Text selber ändern wollen, kopieren Sie die Vorlage und passen Sie sie an.

1. Rufen Sie über  Vorlagen >  Textvorlagen >  Suchen eine Liste mit passenden Vorlagen auf.
2. Wählen Sie eine Vorlage aus und  kopieren Sie sie.
3. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.

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Wie bei einer Neuanlage können bei einer Kopie die Gruppe, der Typ, die Ausgabe und viele weitere Einstellungen frei eingegeben werden.

1. Ändern Sie den Namen und das Kürzel der Vorlage. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen.
   Hinweis: Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für eine genauere Beschreibung der Vorlage verwenden Sie das Feld rechts oben im Eingabefenster.
2. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, welche Datenbankbezüge und Listen dementsprechend eingefügt werden können, und in welchem Zusammenhang eine Vorlage zur Auswahl angeboten wird. Die Vorlagentypen sind vorgegeben.
   Beispiel: In einer Textvorlage Typ Serienbriefvorlage haben Sie Zugriff auf Bezüge aus Adressen, aber nicht aus Veranstaltungen.
3. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
4. Hängen Sie über den Reiter  Anhänge >  Neu Dokumente* an, die Sie standardmäßig mit dem Brief versenden möchten.
   Hinweis: Wählen Sie möglichst kleine Dateien, um Speicherplatz in der Datenbank zu sparen und das Senden der E-Mails zu beschleunigen.
5. Speichern Sie über .

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Lassen Sie sich die Datenbankbezüge anzeigen, um sie nicht ungewollt zu löschen oder zu ändern, wenn Sie nur den Text selber anpassen möchten.

1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters [] Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen. Alle Listen und Datenbankbezüge werden grau hinterlegt und dürfen nicht verändert werden.
2. Ändern Sie nur die Texte, die nicht grau hinterlegt sind.
3. Speichern Sie über .

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