Unten auf der Basisseite der Veranstaltung finden Sie das Eingabefenster Räume mit verschiedenen Möglichkeiten zur Raumauswahl über den kleinen Pfeil rechts neben neu Neu. Um alle Räume mit Angaben zu Größe und Kapazität bei verschiedenen Bestuhlungsarten zu sehen, wählen Sie Liste Raumliste. Die Raumliste gibt keine Auskunft über schon vorhandene Buchungen.

  1. Um den Stammdatensatz mit allen Informationen zu einem Raum zu sehen, gehen Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Raum zum Kontextmenü und wählen Sie edit Öffnen. Alternativ markieren Sie den Raum mit Linksklick und edit Öffnen über die Werkzeugleiste.
  2. Buchen Sie einen Raum für den Veranstaltungszeitraum durch Doppelklick auf eine Zeile. Das Datum und die Uhrzeit der offenen Veranstaltung sind bereits vorbelegt.
  3. Wenn Sie mehrere Räume gleichzeitig buchen möchten, markieren Sie sie in der Liste klicken Sie auf Übernehmen.
  4. Speichern Sie die Änderungen über save.

Bereits bestehende Raumbuchungen sehen Sie am besten in der va raumuebersicht Raumbelegung. Oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters stellen Sie die jeweils sinnvolle Ansicht ein.

  1. Wählen Sie va raumuebersicht Übersicht, um eine Übersicht aller Buchungen für alle Räume im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) zu sehen. Buchen Sie einen Raum für die offene Veranstaltung durch Doppelklick auf die Zeile.
  2. Wählen Sie Liste Liste, um eine Auflistung aller Buchungen im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) zu sehen. Buchen Sie einen Raum für die offene Veranstaltung durch Doppelklick auf die Zeile.
  3. Wählen Sie va raumplan Zeitstrahl, um eine Auflistung aller Buchungen im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) mit stundengenauen Zeitangaben zu sehen. Alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Raum erscheinen, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Raumnamen zeigen.
  4. Filtern Sie mit Filter auf bestimmte Raumgruppe Raumgruppen, um die Ansicht übersichtlich zu halten.
  5. Speichern Sie die Änderungen über save.

Nicht immer entsprechen die Daten oder Zeiten der Gesamtveranstaltung auch genau denen für alle gebuchten Räume, deshalb können Räume einzeln angepasst werden.

  1. Standardmäßig werden die für die Veranstaltung angegebenen Werte für Uhrzeiten und Personenzahlen in die Raumbuchung übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, wählen Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung Indiv. Zeit und Pers..
  2. Standardmäßig werden Rüstzeiten aus den Stammdaten der Räume übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, wählen Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung Rüstzeiten.
  3. Speichern Sie die Änderungen über save.

Die Überbuchung von Räumen kann sinnvoll sein, beispielsweise um Veranstaltungen auf der Warteliste schon die richtigen Räumlichkeiten zuzuweisen. Trotzdem müssen die Überschneidungen rechtzeitig überprüft und beseitigt werden.

  1. Um Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu finden, klicken Sie in der Veranstaltung im Raumbuchungsfenster auf check Prüfen, wenn Überbuchungen für Ihren Betrieb überhaupt zulässig sind und/oder gemeldet werden sollen.
  2. Beseitigen oder bestätigen Sie die Überbuchung.
  3. Speichern Sie die Änderungen über save.