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Wenn Sie eine Kundenanfrage haben, möchten Sie eine neue Veranstaltung anlegen.
Jede Veranstaltung muss ein Datum haben, damit sinnvolle Aussagen über die Verfügbarkeit von Räumen, Mitarbeitern und Ausrüstungsgegenständen gemacht werden können. Eine spätere Verschiebung ist möglich (vgl. Veranstaltung verschieben).
Der Status von Veranstaltungen kann ausschlaggebend dafür sein, ob andere, überschneidende Aufträge oder Buchungen angenommen werden können oder nicht.
Erste Anfragen für Veranstaltungen kommen oft lange im Voraus, ohne dass der tatsächliche Termin schon wirklich festliegt. Um ein Angebot machen zu können, muss aber eine Veranstaltung angelegt werden. Wenn Sie diese als „Entwurf“ ohne festes Datum speichern, erscheint sie in diesem frühen Planungsstadium weder in Auswertungen noch in der Raumbelegung, um die weitere Planung nicht zu verfälschen oder zu behindern. Das im Entwurf angegebene Datum dient nur als Referenz, um Preise bzw. Abläufe ermitteln zu können.
Jede Veranstaltung muss mit einem verantwortlichen Veranstalter verknüpft sein. Tipp: Um von der Veranstaltung direkt zur Veranstalteradresse zu kommen, klicken Sie Adresse suchen vor dem Veranstalternamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.
Der Anlass entspricht dem Namen der Veranstaltung, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird.
Unten auf der Basisseite der Veranstaltung finden Sie das Eingabefenster Räume mit verschiedenen Möglichkeiten zur Raumauswahl über den kleinen Pfeil rechts neben Neu. Um alle Räume mit Angaben zu Größe und Kapazität bei verschiedenen Bestuhlungsarten zu sehen, wählen Sie Raumliste. Die Raumliste gibt keine Auskunft über schon vorhandene Buchungen. Bereits bestehende Raumbuchungen sehen Sie am besten in der Raumbelegung. Oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters stellen Sie die jeweils sinnvolle Ansicht ein. Nicht immer entsprechen die Daten oder Zeiten der Gesamtveranstaltung auch genau denen für alle gebuchten Räume, deshalb können Räume einzeln angepasst werden. Die Überbuchung von Räumen kann sinnvoll sein, beispielsweise um Veranstaltungen auf der Warteliste schon die richtigen Räumlichkeiten zuzuweisen. Trotzdem müssen die Überschneidungen rechtzeitig überprüft und beseitigt werden.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.
Viele Mitarbeiter überprüfen als erstes, ob zum angefragten Termin überhaupt die gewünschten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Auch aus einer Raumbelegung heraus können Sie eine Veranstaltung anlegen. Tipp: Wenn die gerade gebuchten Räume nicht in der Raumübersicht erscheinen, haben Sie die Veranstaltung noch nicht neu gespeichert. Speichern Sie und rufen Sie die Raumübersicht erneut auf, klicken Sie evtl. auf Aktualisieren.
Eine Veranstaltung kann in einem Zusammenhang mit anderen Veranstaltungen stehen, die über die Zuordnung zu Gruppen deutlich wird.
Manchmal ist der Besteller nicht zugleich der Veranstalter.
Manchmal soll die Rechnung an eine andere Person oder Firma geschickt werden.
Manchmal findet die Veranstaltung weder in den eigenen Räumlichkeiten noch am Firmensitz statt.
Je früher Kundenwünsche geäußert und festgehalten werden, desto einfacher ist es, sie zu erfüllen.
Weisen Sie die Veranstaltung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu.
Preisentscheidungen können für jeden gebuchten Artikel, aber auch die gesamte Veranstaltung getroffen werden. Öffnen Sie eine neue Veranstaltung
Legen Sie den Beginn der Veranstaltung fest
Legen Sie den Status der Veranstaltung fest
Tendenz: Es gibt eine Kundenanfrage und ein unverbindliches Angebot
Option: Es gibt eine Kundenanfrage und ein verbindliches Angebot
Definitiv: Es gibt ein verbindliches Angebot und eine mündliche Zusage des Kunden
Vertrag: Es gibt einen für beide Seiten verbindlichen Vertrag.
Storno: Die Veranstaltung wurde vom Kunden abgesagt.
Warteliste: Es gibt eine Kundenanfrage, aber die Durchführung kann wegen mangelnder Kapazitäten noch nicht zugesagt werden. Falls Kapazitäten frei werden, wird ein Angebot gemacht.
Abgeschlossen: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und abgerechnet.Legen Sie eine Veranstaltung ohne Datum an
Geben Sie die Veranstalteradresse an
Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
Hinweis: Eine Veranstaltung, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, kann nicht verrechnet werden.
Bsp.: Die Vorbereitungen zur Veranstaltung werden von Frau Meyer koordiniert, die aber vor Ort von ihrer Kollegin vertreten wird.Bestimmen Sie den Anlass der Veranstaltung
Bsp.: Hochzeit, Kongress, Jubiläum
Bsp.: 60. Geburtstag, 7. Jahrestagung der Turngesellschaft WeinstettenWählen Sie Veranstaltungsräume aus
Übernehmen Sie Buchungsvorschläge
Bsp.: Es gibt Buchungsvorschläge zu der Adresse, zu einem gebuchten Raum und zu einem gebuchten Artikel.Überspringen Sie Buchungsvorschläge
Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab
Legen Sie eine Veranstaltung aus der Raumbelegung an
Sortieren Sie Veranstaltungen nach Gruppen
Geben Sie eine abweichende Bestelleradresse eine
Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Sekretärin in Auftrag gegeben, aber von der Verkaufsabteilung durchgeführt.
Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Agentur May in Auftrag gegeben.Geben Sie eine abweichende Rechnungsadresse ein
Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird von der Verkaufsabteilung durchgeführt, aber die Rechnung geht direkt an die Finanzabteilung.
Bsp.: Der Veranstalter ist eine Filiale vor Ort, die Rechnung geht aber an die Hauptstelle der Firma.Geben Sie eine abweichende Lieferadresse ein
Bsp.: Der Veranstalter ist eine Firma in Worms, die Lieferung geht aber an den Messestand in Frankfurt.Halten Sie erste Kundenwünsche fest
Bsp.: Die Information, dass der Veranstalter sich eine bestimmte Dekoration wünscht, wird in der Ersten Absprache festgehalten.
Bsp.: Eine Festlegung bezüglich des Veranstaltungsendes gehört in die Vereinbarung.Bestimmen Sie interne Zuständigkeiten
Legen Sie allgemeine Preisinformationen fest
Bsp.: Der Veranstalter bekommt als Stammgast 10% Nachlass auf alle Leistungen.