Wie lege ich externe *Dokumente ab?

Manche externen Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten werden immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht.

1. Öffnen Sie auf dem Reiter Vorlagen > Dokumente > Neu ein neues Dokumentenpaket.
2. Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
3. Wählen Sie aus der Auswahlliste, welche Benutzer oder Benutzergruppen Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
4. Standardmäßig ist oben rechts im Fenster der Ablageort Allgemeine Dokumente vorbelegt. Wenn das Paket nicht in die Ablage Allgemeine Dokumente gespeichert werden soll, entfernen Sie das Häkchen. Das Paket ist in diesem Fall nur noch über den Paketnamen zu finden, da es keinen Ablageort hat.
5. Klicken Sie auf Neu > Dateien anhängen, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
   Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf den oberen Bereich des Eingabefensters und lassen die linke Maustaste los.
6. Klicken Sie auf Neu > Allgemeine Dokumente anhängen, um bereits existierende Dokumente aus demselben Ordner zu übernehmen.
7. Speichern Sie über .

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Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.

1. In der Veranstaltung öffnen Sie über die horizontale Werkzeugleiste über Neu aus > Dokumentenpaket ein neues Dokumentenpaket
2. In der Adresse gehen Sie auf den Reiter Info Center und wählen Datenquellen > Dokumente. Dann öffnen Sie über Neu > Dokumentenpaket ein neues Paket.
3. Zu E-Mails und  Internen Nachrichten legen Sie die Dokumente unter dem Reiter Anhänge ab.
4. Im Artikel, im Projekt und im Termin gehen Sie auf den Reiter Dokumente > Neu, ebenso für Szenarien und Einträge im Ereigniskalender.
5. Speichern Sie über .

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Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.

1. Öffnen Sie das existierende Dokumentenpaket.
2. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste.
3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Listenfensters auf Kopieren > In ein anderes Paket kopieren.
4. Wählen Sie Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
5. Wählen Sie Suche Dokumentenpaket, um die markierten Dokumente in ein ebenfalls bereits existierendes Paket einzufügen.
6. Speichern Sie über .

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Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.

1. Öffnen Sie auf dem Reiter Vorlagen mit Linksklick auf Dokumente die Suche.
2. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
   1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
   2. Wenn Sie das Dokument in einer der zur Auswahl angebotenen Tabellen vermuten, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Alle Zeilen auswählen.
   3. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Keine Zeile auswählen und Übernehmen Sie.
3. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
4. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
5. Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.

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Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden.

1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste die gewünschten Dokumente.
3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine  Fensters auf Kopieren.
4. Wählen Sie Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
5. Wählen Sie Suche Dokumentenpaket, um die markierten Dokumente in ein bereits existierendes Paket einzufügen.
6. Speichern Sie über .

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