Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in Brieftexte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) der Brief schon verknüpft ist.

  1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Bezuege einfuegen Datenbankbezüge einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
  2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
  3. Fügen Sie über kontext fest programmierte und automatisch berechnete Felder ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich, mehrere Felder derselben Tabelle müssen einzeln über Linksklick eingefügt werden.
  4. Wählen Sie aus der Auswahlliste aller Felder einzelne Datenbankbezüge mit gedrückter Strg-Taste und bestätigen Sie mit meldung Übernehmen.
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.

Wenn die Datenbankeinträge, auf die im Brief Bezug genomen wird, geändert werden, hat dies auch Auswirkungen auf den Brief. Entscheiden Sie bewußt, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

  1. Um Bezüge beim Öffnen des Briefes zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben im Fenster Bezüge immer aktuell.
    Bsp.: Ein Brief wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn der Brief zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
  2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, nehmen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell.
    Bsp.: Ein Brief mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.

Hinweis: Lösen Sie unbedingt vor Senden des Briefes die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.