Wie schreibe ich eine E-Mail?

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten

Kategorie: Wie schreibe ich eine E-Mail?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 23. März 2017

Zugriffe: 34641

Geben Sie eine vorhandene Empfängeradresse an.

1. Um eine bestehende Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
   Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
   Tipp: Um von dem Brief direkt zur Empfängeradresse zu kommen, klicken Sie Adresse suchen vor dem Empfängernamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.
2. Um alle vorhandenen Adressen aufzurufen, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten, aber nicht damit beginnen, geben Sie *Name ein. Die Suche ist phonetisch, findet also auch gleichlautende, anders geschriebene Namen.
   Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
3. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf  Übernehmen.
4. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.

In der E-Mail kann eine neue Adresse angelegt werden.

1. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
2. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, bestätigen klicken Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (vgl. „Wie lege ich eine neue Adresse an?“).
3. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu und legen Sie die neue Adresse an.

Eine E-Mail kann auch an einen Empfänger geschrieben werden, der nicht als Adresse vorhanden ist.

1. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld An ein.
2. Sie finden die E-Mail über Briefe / E-Mails > Suchen > Ohne Adresse abgelegte/gesendete E-Mails.

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten

Kategorie: Wie schreibe ich eine E-Mail?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 15. November 2016

Zugriffe: 34822

Der Betreff entspricht dem Namen des Briefes, unter dem er in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Briefvorlage ggf. im Brief selbst aufgeführt.

1. Um einen häufig verwendeten Betreff anzugeben, wählen Sie über  aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus oder geben Sie über Liste ändern einen neuen Betreff ein.
2. Um einen frei gewählten Betreff anzugeben, schreiben Sie in das Eingabefeld.
3. Speichern Sie den neuen Brief unter der Empfängeradresse über .

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten

Kategorie: Wie schreibe ich eine E-Mail?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 06. Juni 2016

Zugriffe: 35402

Für eine E-Mail können spontan weitere Empfänger angegeben werden.
Hinweis: Adressen, die im Feld An oder Kopie (Cc) aufgeführt werden, sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Empfänger von Blindkopien (Bcc) sind für die anderen E-Mail-Empfänger nicht zu sehen.

1. Geben Sie im Feld An, Kopie (Cc) und Blindkopie (Bcc) weitere E-Mail-Adressen ein.
2. Trennen Sie die Adressen jeweils mit Semikolon (;).
3. Vergrößern Sie ggf. das Eingabefeld über  rechts neben dem Feld.

In einer Empfängerliste können sowohl Adressen und Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse als auch unverknüpfte E-Mails aufgeführt werden.

1. Klicken Sie auf rechts neben dem Eingabefeld An, um eine Empfängerliste zu öffnen.
2. Fügen Sie über >   in der Datenbank vorhandene Adressen ein. Es werden nur solche Adressen angeboten, für die eine E-Mail-Adresse angegeben ist.
3. Fügen Sie über >  eine Zeile für die manuelle Eingabe einer unverknüpften E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie aus, welche der Adressen Empfänger, Empfänger von Kopien oder Blindkopien sind.

Über Verteilerlisten erreichen Sie Gruppen von Empfängern, die häufig dieselbe Information brauchen. Verteilerlisten können Sie für E-Mails oder interne Nachrichten verwenden.

1. Klicken Sie auf > rechts neben dem Feld An, um eine Verteilerliste zu öffnen.
2. Die in der Verteilerliste vorhandenen E-Mails werden automatisch in die Empfängerliste übernommen und behalten den Status (An, Cc, Bcc), den sie dort zugewiesen haben.
3. Stellen Sie Verteilerlisten unter Kommunikation > Verteilerlisten > Neuanlage zusammen.

Wenn die Empfänger Ihrer E-Mails wechseln, aber regelmäßig dieselben Adressen für Kopien oder Blindkopien gebraucht werden, können diese über eine Auswahlliste aufgerufen werden.

1. Klicken Sie auf Favoriten rechtes neben dem Feld Cc oder Bcc, um eine Verteilerliste zu öffnen.
2. Wählen Sie die gewünschte E-Mail durch Doppelklick aus.
3. Wählen Sie mehrere Adressen mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste. Gehen Sie auf Übernehmen oben links im Auswahlfenster.
4. Wählen Sie die gesamte Liste mit Liste auswählen oben rechts im Auswahlfenster.

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Geschrieben von Sylke Helbing

Hauptkategorie: Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten

Kategorie: Wie schreibe ich eine E-Mail?

Veröffentlicht: 29. Dezember 2015

Zuletzt aktualisiert: 17. Februar 2016

Zugriffe: 2676

Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein.

1. Gehen Sie auf den Reiter  Text.
2. Geben Sie Ihren Brieftext ein oder kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten.
3. Formatieren Sie den Text über die üblichen Instrumente zur Textverarbeitung in der horizontalen Werkzeugleiste.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Viele Briefe sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Briefvorlagen, die unter Vorlagen > Textvorlagen angelegt werden.

1. Wenn Sie das Kürzel der gewünschten Briefvorlage kennen, öffnen Sie mit Doppelklick auf Briefvorlage verwenden > Über Kürzel wählen oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
2. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
3. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie Briefvorlage aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe / E-Mails >  Neu mit Vorlage.
5. Sortieren Sie die Vorlagen durch Doppelklick auf die Spaltenüberschriften, um eine passende Vorlage zu finden.
6. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick für den geöffneten Brief aus.
7. Die Vorlage erscheint im Eingabefenster des Briefes.
8. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Hinweis: Änderungen an einem Brief, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur den Brief selbst. Die Vorlage bleibt unverändert.