Wie verwende ich Prozesse?
Legen Sie eine neue Prozessvorlage an
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- Geschrieben von Sabine Bauer
- Hauptkategorie: Organisation
- Kategorie: Wie verwende ich Prozesse?
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Ein dokumentierter und visualisierter Geschäftsprozess hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei der Optimierung von Abläufen und bei der Fehlersuche. Die Zuweisung von Aufgaben und Tätigkeiten an Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sorgt dafür, dass Aufgaben weder doppelt ausgeführt noch vergessen werden. Die Formulierung des Zwecks macht es leichter zu überprüfen, ob der Prozess sein Ziel erreicht.
- Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter
Basis. - Klicken Sie auf den kleinen Pfeil
neben Prozesse und wählen Sie 
Prozessvorlagen > 
Neuanlage und ggf. den Betrieb. Alternativ gehen Sie über den Reiter 
Vorlagen > Prozesse > Neuanlage. - Geben Sie den Titel der Prozessvorlage an. Das zweite Eingabefeld erlaubt einen Kurznamen.
Bsp.: Bearbeitung einer Kundenanfrage für eine Veranstaltung - Geben Sie der Prozessvorlage eine Versionsnummer, um Anpassungen und Änderungen nachverfolgen zu können. Sobald Prozessdokumentation auf Basis einer Vorlage gespeichert werden, kann die Vorlage in ihrer Struktur nicht mehr geändert werden.Weisen Sie der Prozessvorlage über die erweiterbare Auswahlliste einen Typ zu, um die Suche zu erleichtern.
- Erläutern Sie die Prozessvorlage genauer in den Feldern Beschreibung und Zweck im unteren Bereich des Eingabefensters.
Bsp.: Beschreibung: Vorgehen bei ersten Kundenanfragen. Zweck: Abklärung von möglichen Terminen und ersten Kundenwünschen zur Weitergabe an das Eventbüro. - Aktivieren Sie die Vorlage nach Fertigstellung über das Auswahlkästchen oben rechts, um sie den Mitarbeitern zugänglich zu machen.
- Speichern Sie die Prozessvorlage über
oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
Legen Sie den Prozessablauf an
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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Der Geschäftsprozess wird auf dem Reiter 
Ablauf in Listenform (ganz links) und grafisch (Mitte) visualisiert.
- Der erste Ablaufschritt Start ist bereits vorhanden. Öffnen Sie die Details zu diesem Ablaufschritt mit Linksklick entweder in der Liste ganz links oder in der grafischen Darstellung.
- Alternativ öffnen Sie über Rechtsklick > Bearbeiten.
- Geben Sie rechts unter Details den Titel des Ablaufschrittes und eine genauere Beschreibung ein.
Bsp.: Kundenanfrage als auslösende Aktion, verantwortlich ist das Verkaufsbüro. Anfragen kommen telefonisch, per E-Mail oder Fax. - Im Bereich Eigenschaften bei der Ausführung legen Sie fest, welche Bedingungen für den Ablaufschritt gelten sollen, wer und wie den Schritt durchführen darf und wie dokumentiert werden soll.
- Unter Verantwortlichkeit können Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter benannt werden, die für diesen Schritt zuständig sein sollen.
Verbinden Sie Ablaufschritte
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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Zwischen manchen Ablaufschritten, die nicht direkt aufeinander folgen, gibt es logische Verbindungen. Diese werden durch Pfeile dargestellt.
- Klicken Sie auf den Ablaufschritt, von dem der Pfeil ausgehen soll, und wählen Sie mit Rechtsklick Verbindung einfügen. Von jedem Ablaufschritt kann nur eine Verbindung ausgehen.
- Wählen Sie aus der Auswahlliste den Ablaufschritt, zu dem der Pfeil führen soll. Zu jedem Ablaufschritt können beliebig viele Verbindungen hergestellt werden.
- Speichern Sie die Prozessvorlage über .
Fügen Sie weitere Ablaufschritte an
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- Geschrieben von Sabine Bauer
- Hauptkategorie: Organisation
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Weitere Schritte in einem Geschäftsprozess fügen Sie mit Rechtsklick auf den letzten Ablaufschritt an. Jeder Ablaufschritt kann einen eigenen Namen, Beschreibung und Verantwortlichen haben.
- Wenn eine Aktion automatisch eine andere auslöst, wählen Sie
Aktion anfügen. - Wenn eine Aktion Alternativen zulässt, wählen Sie
Entscheidung anfügen. Standardmäßig werden zwei Optionen angelegt. Gehen Sie mit Rechtsklick auf die Entscheidung > Option anfügen, um weitere Optionen anzulegen. - Um einen bereits vorhandenen Prozess als Unterprozess hinzuzufügen, wählen Sie Unterprozess anfügen.
Bsp.: Auf Kundenanfrage (Aktion 1) überprüft die Verkaufsmitarbeiterin die Raumbelegung für den gewünschten Termin (Aktion 2). Ist der Raum belegt (Option 1), kann nach anderen Räumen oder Terminen gesucht werden (Aktion 3). Ist der Raum frei (Option 2), können weitere Details zur gewünschten Veranstaltung abgefragt werden (Unterprozess 1). - Über
Checkliste einfügen erstellen Sie eine Liste mit Auswahlkästchen, die in der Prozessdokumentation abgehakt werden. - Wenn ein Prozess an einen anderen Kollegen übergeben werden soll, öffnen Sie rechts unten Eigenschaften bei der Ausführung und wählen Sie aus der Liste Durchführen durch den gewünschten Mitarbeiter oder Abteilung.
Löschen Sie Ablaufschritte
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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Manchmal werden Schritte in einem Prozess hinfällig. Das Löschen von einzelnen Schritten kann Auswirkungen auf den gesamten Prozess haben, weil abhängige Schritte auch gelöscht werden.
- Wenn Sie nur eine einzelne Aktion entfernen wollen, wählen Sie mit Rechtsklick > Löschen.
- Wenn Sie eine Aktion und alle folgenden Aktionen, Entscheidungen und Optionen entfernen wollen, wählen Sie mit Rechtsklick > Löschen inkl. Nachfolger.
- Entscheidungen und Optionen werden immer über Rechtsklick und Löschen inkl. Nachfolger mit allen nachfolgenden Optionen und Aktionen gelöscht.
- Speichern Sie die Prozessvorlage über .