Wie lege ich eine neue Adresse an?
Öffnen Sie eine neue Adresse
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- Geschrieben von Sylke Helbing
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- Kategorie: Wie lege ich eine neue Adresse an?
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Um eine Adresse anzulegen, sind ein Name, eine Adresskategorie und entweder ein Ort oder die E-Mail-Adresse unbedingt erforderlich, weitere Angaben sind optional. Die Pflichtfelder erkennen Sie in der Regel daran, dass sie unterstrichen sind.
- Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter
Basis. - Klicken Sie auf den kleinen Pfeil
neben 
Adressen und wählen Sie 
Neuanlage. - Die Basisseite der Adresse öffnet sich.
Geben Sie einen Namen für eine Privatadresse ein
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Unter Privatadressen versteht man die Adressen von Privatkunden, Mitarbeitern oder anderen Einzelpersonen. Sie unterscheiden sich von Geschäftsadressen darin, dass sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und meistens keine Ansprechpartner haben.
- Geben Sie den Familiennamen im Feld Name ein.
- Füllen Sie die Anrede, ggf. einen Titel und den Vornamen aus, um Briefanrede und Adressfenster zu vervollständigen.
- Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Namen.
Prüfen Sie auf bereits vorhandene Adressen
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- Geschrieben von Sylke Helbing
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Schon bei der Eingabe einer neuen Adresse möchten Sie vermeiden, sich unnötige Arbeit zu machen und die Datenbank mit doppelten Datensätzen zu füllen.
- Klicken Sie auf
Dublettensuche rechts vom Namensfeld, um eine Liste aller gleich- oder ähnlich lautenden, schon vorhandenen Namen angezeigt zu bekommen. - Wenn der Name bereits vorhanden ist, wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder Übernehmen.
- Wenn der Name nicht auf der Liste vorhanden ist, schließen Sie das Auswahlfenster über
oben rechts, und fahren Sie mit der Neuanlage fort.
Geben Sie einen Namen für eine Geschäftsadresse ein
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- Geschrieben von Sylke Helbing
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Geschäftsadressen unterscheiden sich darin von Privatadressen, dass Sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und mehrere Ansprechpartner haben können. Auch die Pflege von Kundenkontakten läuft für Firmenadressen über die Ansprechpartner.
- Geben Sie im Feld Name den Firmennamen ein.
- Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Firmennamen, für Namenszusätze oder Abteilungen.
Hinweis: Benutzen Sie für Firmenadressen nie die Felder Anrede, Titel oder Vorname, die in der Briefanrede und im Adressfenster vor den Namen gesetzt werden. - Legen Sie einen Betriebsstandard für Firmennamen fest, um die Suche und Auswertung zu erleichtern.
Bsp.: Bestimmen Sie vor Anlage der Daten, ob „Hotel“ als Teil des Namens gesetzt werden soll oder nicht.
Wählen Sie eine oder mehrere Kategorien
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- Geschrieben von Sylke Helbing
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Über Adresskategorien können Sie Suchanfragen und Auswertungen filtern.
- Weisen Sie der Adresse mindestens eine Kategorie zu, indem Sie eines der Auswahlkästchen rechts von der Anschrift anhaken.
- Sie können auch mehrere Kategorien auswählen.
Bsp.: Eine Adresse gehört sowohl in die Kategorie Firmenadresse als auch Lieferant. - Die Kategorien einer Adresse können jederzeit geändert werden.