Wie verwende ich *Termine?

Jeder Termin muss ein festes Datum haben, aber nicht unbedingt Anfangs- und Endzeiten. Welche Daten Sie angeben hat direkte Auswirkungen auf die Darstellung des Termins im Kalender.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben  Termine, und wählen Sie Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb. Die Basisseite des Termins öffnet sich.
   1. Wenn Sie nur das Datum, aber keine Uhrzeiten angeben, wird der Termin zum angegebenen Datum ganz oben im Kalender als Ganztagesveranstaltung angezeigt.
   2. Wenn Sie nur die Anfangszeit, aber keine Endzeit angeben, wird die Anfangszeit automatisch auch als Endzeit gesetzt. Der Termin wird zum angegebenen Datum und zur eingegebenen Startzeit auf dem Kalender angezeigt.
   3. Wenn Sie nur eine Endzeit angeben, aber keine Anfangszeit, wird er Termin zum angegebenen Datum ab morgens bis zur Endzeit angezeigt
   4. Wenn Sie Datum und Uhrzeiten für Start und Ende angeben, wird der Termin im Kalender zu genau diesen Zeiten angezeigt.
   5. Um einen Termin für den ganzen Tag von 0:00h bis 24:00h anzusetzen, aktivieren Sie das Kästchen ganztags. Er wird dann zum angegebenen Datum ganz oben im Kalender als Ganztagesveranstaltung angezeigt.
3. Geben Sie den Betreff des Termins an. Je präziser der Betreff formuliert ist, desto besser ist der Termin wiederzufinden und zuzuordnen.
4. Speichern Sie den neuen Termin über .

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Jeder Termin muss mit mindestens einem Benutzer verknüpft sein. Zu Terminen können sowohl andere Bp Event-Benutzer, als auch Mitarbeiter ohne Zugang zu Bp Event oder externe Teilnehmer angelegt und eingeladen werden.

1. Standardmäßig ist der anlegende Benutzer des Termins als Besitzer eingetragen.
2. Um einzelne Bp Event-Benutzer oder auch Benutzergruppen als Terminteilnehmer anzulegen, fügen Sie sie im Reiter Teilnehmer im Fenster Benutzer >  Neu ein.
3. Um Terminteilnehmer einzugeben, die als Adressen mit Kontaktdaten in der Datenbank gespeichert sind, gehen Sie in das Fenster Teilnehmer > Neu und wählen Sie über das Suchfeld eine Adresse aus.
4. Um externe Terminteilnehmer einzugeben, die nicht als Bp Event-Adressen angelegt sind, wählen Sie das Fenster Weitere Teilnehmer.
5. Um allen Benutzern des Bp Event die Möglichkeit zu geben, sich selbständig als Teilnehmer einzutragen, wählen Sie beim Feld Änderungsrecht die Option Freie Anmeldung.

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Fragen Sie bei den anderen Terminteilnehmern an, ob sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können.

1. Tragen Sie im Fenster  Teilnehmer > Benutzer die Eingeladenen ein, die selbst Zugriff auf Bp Event haben. Laden Sie über eine Interne Nachricht (Icon direkt über dem Eingabefenster) zum Termin ein.
2. Tragen Sie im Fenster  Teilnehmer > Teilnehmer die Eingeladenen ein, die als Adressen mit Kontaktdaten in der Datenbank gespeichert sind (Kunden, Lieferanten). Laden Sie über eine E-Mail (Icon direkt über dem Eingabefenster) zum Termin ein.
3. Tragen Sie im Fenster Teilnehmer > Weitere Teilnehmer alle anderen Beteiligten ein. Laden Sie über  E-Mail (Reiter des Terminfensters) zum Termin ein.

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Manche Termine wiederholen sich in regelmäßigen Abständen. Wenn Sie einen dieser Termine im Detail mit Teilnehmern, Dokumenten, Aktivitäten und Beschreibungen angelegt haben, kopieren Sie Ihre Vorgaben auf die Folgetermine.

1. Öffnen Sie den gewünschten Termin.
2. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf den kleinen Pfeil  rechts neben Speichern, und wählen Sie aus der Aufklappliste den untersten Punkt  Serienkopie. Ein Eingabefenster für die Serienkopie öffnet sich.
3. Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Terminserie angelegt werden soll.
4. Wählen Sie die Taktung der Termine, und eventuelle Ausnahmen.
5. Speichern Sie Ihre Angaben über oben links im Eingabefenster.

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Aktivieren Sie die automatische Erinnerungsfunktion, um sich selbst und die anderen Teilnehmer an den Termin erinnern zu lassen.

1. Aktivieren Sie mit einem Häkchen das Kästchen Erinnerung.
2. Geben Sie ein, wie lange vor dem Termin Sie erinnert werden möchten. Zum angegebenen Zeitpunkt öffnet sich das Fenster mit den fälligen Erinnerungen.
3. Wenn Sie zum angegebenen Zeitpunkt nicht im Bp Event arbeiten, beginnt das -Symbol der Anwendung auf der Windows-Taskleiste zu blinken, und am unteren rechten Rand des Bildschirms erscheint kurzfristig ein Hinweis. Diese Desktopbenachrichtigungen können über Optionen >  Einstellungen deaktiviert werden.
4. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf , um die Erinnerung zu speichern.

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Wer als Terminteilnehmer angefragt wird, kann seine Teilnahme über das Info Center bestätigen oder absagen.

1. Gehen Sie im Kalender mit Rechtsklick auf den Termin. Es öffnet sich eine Aufklappliste.
2. Um Ihre Teilnahme zu bestätigen, wählen Sie Teilnahme zusagen.
3. Um Ihre Teilnahme nur vorläufig zuzusagen, wählen Sie Teilnahme noch offen und geben Sie ggf. einen kurzen erklärendenText ein.
4. Um Ihre Teilnahme abzusagen, wählen Sie Teilnahme absagen und geben Sie ggf. eine kurze Erklärung ein.

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Wenn Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie den Termin auch ändern. Wer welche Berechtigung zum Ändern haben soll, legt der Besitzer des Termins unter Details im oberen Bereich des Eingabefensters unter Änderungsrecht fest.

1. Öffnen Sie den Termin über Termine > Suchen oder über das Info Center mit Rechtsklick auf den Termin und  Öffnen.
2. Geben Sie im Datumsfeld oder im Uhrzeitfeld neue Werte ein.
3. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf , um die neuen Daten zu speichern.
4. Alternativ können Sie den Termin in der Kalenderansicht oder der Zeitstrahlansicht des Info Centers mit gedrückter linker Maustaste auf einen neuen Tag oder eine neue Zeit verschieben.
5. Benachrichtigen Sie auf Nachfrage alle Terminbenutzer von der Änderung des Termins.

Hinweis: Terminzusagen werden nicht automatisch zurückgesetzt, weisen Sie alle Terminteilnehmer ausdrücklich auf die geänderten Daten/Zeiten hin.

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