Wie erstelle ich einen E-Mail-Anhang?

Um Angebote, Bestellungen und Rechnungen zu einer Veranstaltung als E-Mail-Anhang zu senden, muss die E-Mail über die Veranstaltung selbst angelegt werden.

In der Basisversion des Bp Event senden Sie Angebote als E-Mail-Anhang im PDF-Format.

1. Öffnen Sie über die Werkzeugleiste der Veranstaltung mit Neuanlage > Brief > Veranstaltername oder Neu einen leeren Brief oder eine Briefvorlage. Je nach betrieblicher Anforderung werden unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung stehen.
2. Alternativ öffnen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation über Info Center > Neu > Brief | E-Mail einen leeren Brief und weisen über die Werkzeugleiste des Textreiters Ihre Vorlage über Liste oder Tastaturkürzel zu.
3. Der Textreiter des Briefes öffnet sich mit der gewählten Vorlage und den Veranstaltungsdaten.
4. Wählen Sie unter der Empfängeradresse die Versandart E-Mail.
5. Öffnen Sie in der Werkzeugleiste des Textreiters unter Formular mit Leertaste+Tab eine Liste der Formularvorlagen.
6. Wählen Sie mit Doppelklick oder mit markieren und Übernehmen das gewünschte Formular.
7. Geben Sie den Namen des Anhangs ein.
8. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail ein und Senden Sie die E-Mail mit Anhang über die Schaltfläche in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefenster.

Wenn Sie über den Angebotsgenerator* verfügen, können Sie Angebote auch über Textvorlagen formatieren und direkt als E-Mail senden. Zusätzlich können Sie denselben Brief als Anhang in einem anderen Dateiformat mitsenden.

1. Öffnen Sie wie beschrieben eine neue E-Mail mit der gewünschten Textvorlage, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste des Textreiters unter Anhang das gewünschte Dateiformat (PDF, HTML oder RTF).
3. Geben Sie den Namen des Anhangs ein.
4. Senden Sie dasselbe Angebot als E-Mail und als Anhang über Senden in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters.

Das Angebot kann auch mithilfe einer Textvorlage als Anhang formatiert werden.

1. Öffnen Sie wie beschrieben eine neue E-Mail für die Veranstaltung.
2. Aktivieren Sie unter der E-Mail das Kästchen Anschreiben.
3. Der Textreiter des E-Mail Anschreibens öffnet sich und das Angebot wird im PDF-Format angehängt.
4. Senden Sie die E-Mail mit Anhang über Senden oben im Eingabefenster.

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Zur elektronischen Übertragung von Terminen oder Veranstaltungsdaten hängen Sie Kalendereinträge aus Bp Event direkt an die E-Mail an, um Fehler und Lücken bei der Datenübermittlung zu vermeiden. Die Termine werden in einem VCS-Format gesendet und können vom Empfänger direkt in den Outlook-Kalender importiert werden.

1. Um einen Kalendereintrag anzuhängen, gehen Sie auf den Reiter Anhänge > >  Kalendereintrag anhängen.
2. Wählen Sie Veranstaltung oder Termin*, um direkt zur entsprechende Suche zu gelangen.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Viele Datensätze aus Ihrer Bp Event-Datenbank können mit Briefen verknüpft und mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden.

1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
2. Machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie aus dem Kontextmenü Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
3. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Datensätze oder ein Suchfenster.
4. Wählen Sie aus der Auswahlliste oder über die Suche den gewünschten Datensatz aus und Übernehmen Sie.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Ein Dokument, das zuvor zu einem existierenden Datensatz in der Datenbank abgelegt wurde, kann mit einem neuen Brief verknüpft und mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden.

1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
2. Machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie aus dem Kontextmenü Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
   1. Einen Brief oder eine E-Mail suchen Sie über  Kommunikation > Briefe/E-Mails.
   2. Ein Dokument, das zu einem anderen Datensatz abgelegt wurde, suchen Sie über Vorlagen > Dokumentenpakete.
   3. Ein Dokument, das in einem Verzeichnis abgelegt wurde, suchen Sie über Basis > Verzeichnisobjekte.
3. In der Suche nach Dokumentenpaketen ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
   1. Wählen Sie die gewünschte Tabelle, wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen (Adresse, Veranstaltung etc.).
   2. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Alle Zeilen auswählen, wenn Sie das Dokument in einer der zur Auswahl angebotenen Tabellen vermuten.
   3. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Keine Zeile auswählen, wenn Sie den Ablageort nicht kennen und Übernehmen Sie.
4. Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.

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