Wie lege ich einen neuen Bestandsartikel an?

Wenn Sie einen neuen Vermögenswert erworben haben, möchten Sie diesen als Artikel eingeben.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  neben Artikel, und wählen Sie  Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb. Die Basisseite des Artikels öffnet sich.
3. Geben Sie den Namen des Bestandsartikels ein und prüfen Sie auf bereits vorhandene Datensätze.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste des Artikelfensters auf Betrieb zuweisen, wählen Sie über die Auswahlkästchen mindestens einen Betrieb aus und klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellung zu speichern.
5. Wählen Sie eine passende Artikelgruppe.
6. Aktivieren Sie das Kästchen Bestandsartikel rechts neben dem Namen der Artikelgruppe. In der Artikelnavigation links erscheint ein neuer Reiter  Bestand.

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Um den Überblick darüber zu behalten, wie viele Artikel zur Verfügung stehen, wie viele schon verplant sind oder noch gebucht werden können, muss der aktuelle Bestand jederzeit abrufbar sein.

1. Gehen Sie auf Artikel > Bestand, um Bestände und Bestandsänderungen einzugeben.
2. Klicken Sie auf Neu, um einen Bestand anzulegen.
3. Im Eingabefenster erscheinen das Gültigkeitsdatum und die Anzahl (PlusMinus). Geben Sie Zugänge als positive Zahlen, Verluste als negative Zahlen an.
4. Aktivieren Sie die Schaltfläche Bruch, um eine Bestandsminderung direkt einer Veranstaltung oder einem Vorgang zuzuweisen.
5. Aktivieren Sie eine Warnmeldung, wenn Sie rechtzeitig auf fehlende Kapazitäten bei einem Artikel hingewiesen werden möchten. Geben Sie hierfür im Feld Verfügbarkeitsprobleme melden die Anzahl der Vorlauftage für eine Warnmeldung ein.
6. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf , um die Änderungen zu speichern.

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Die Rückgabe von Bestandsartikel, die für den zeitweiligen Gebrauch an Kunden ausgeliehen werden, kann durch die Erhebung eines Pfandbetrages abgesichert werden. Der Pfandbetrag ist im Verkaufspreis enthalten und wird nach Rückgabe des Artikels davon abgezogen.
Bsp.: Tische oder Geschirr, die mitgeliefert und zurückgegeben werden

1. Legen Sie den gewünschten Bestandsartikel an.
   Bsp: Stehtisch mit Verkaufspreis pro Tag
2. Gehen Sie auf dem Reiter  Basis in der oberen Mitte des Fensters zum Eingabefeld Pfandartikel.
3. Wählen Sie für einen einfachen Artikel Artikel selbst wird zurückgegeben.
   Bsp.: Kaffeemaschine
4. Wählen Sie bei einem zusammengesetzten Artikel  aus Komponenten, wenn Bestandteile einzeln zurückgegeben werden können. Der Pfandbetrag wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selber Pfandartikel sind.
   Bsp.: Lichtanlage mit Elementen, die einzelnen zurückgenommen werden können
5. Legen Sie unten links unter Preisgestaltung zwei Preisschienen an: eine für zurückgegebene, eine für nicht zurückgegebene Bestandsartikel.
   
   1. Wählen Sie die Preisschiene RTOU (Retouren) um den Pfandbetrag anzugeben, der für den Bestandsartikel hinterlegt und nach Rückgabe verrechnet wird.
   2. Wählen Sie die Preisschiene WB (Wiederbeschaffung) um den Betrag anzugeben, der für nicht zurückgegebene Artikel in Rechnung gestellt wird.

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Manche Bestandsartikel stehen schon vor und auch einige Zeit nach einer Veranstaltung nicht zur Verfügung, weil sie auf- oder abgebaut, gereinigt oder transportiert werden müssen. Diese Rüstzeiten lassen sich einplanen.

1. Gehen Sie auf Artikel > Bestand, um Rüstzeiten einzugeben.
2. Wenn der Artikel eine bestimmte Anzahl von Stunden vor und nach einer gebuchten Veranstaltung als gesperrt angezeigt werden soll, wählen Sie Zusätzlich zum Buchungszeitraum und geben Sie den Zeitraum in Tagen und Stunden an.
3. Wenn der Artikel ab bzw. bis zu einer genauen Uhrzeit geblockt werden soll, wählen Sie Fester Zeitpunkt, und geben Sie die Uhrzeiten ein.
4. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf , um die Änderungen zu speichern.

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Für Bestandsartikel muss ein Zeitbezug angegeben werden. Um die Bestandsprüfung sinnvoll nutzen zu können, müssen Zeiten eingegeben werden. Der Zeitbezug wirkt sich auch auf die Abrechnung aus.

1. Um einen Artikel entweder stundenweise oder pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug optional. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich aber nicht verpflichtend. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
   Beispiel: Beamer
2. Um einen Artikel immer pro Stunde zu buchen, wählen Sie Zeitbezug zwingend. Die Zeiten der Veranstaltung oder des Vorganges sind automatisch vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
   Beispiel: Servicekraft pro Stunde
3. Um einen Artikel immer pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug pauschal. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich, aber nicht verpflichtend. Die Anzahl der gebuchten Stunden dient nur der Bestandsprüfung und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
   Beispiel: Die Hostess wird dem Kunden pauschal mit € 280,00 pro Tag in Rechnung gestellt. Die tatsächliche Arbeitszeit in Stunden wird lediglich als Information angegeben.

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Die Verfügbarkeit von Bestandsartikel* in einem gegebenen Zeitraum kann unabhängig von einzelnen Veranstaltung überprüft werden.

1. Gehen Sie  Veranstaltungen > Suchen > Veranstaltung oder  Vorgänge.
2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
3. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über der Liste der Ergebnisse zum Aufklappmenü Aktionen auf der Liste.
4. Eine Liste aller in diesem Zeitraum gebuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel wählen Sie über Artikelbestände anzeigen.
5. Nur die überbuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel lassen Sie über Artikelbestände überprüfen anzeigen.
6. In der Liste sind die genaue Anzahl der benötigten Artikel (Bedarf), der vorhandenen Artikel (Bestand) und der bereits hinzugemieteten* Artikel (Gemietet) sowie der noch offene Bedarf (Rest) aufgeführt.
7. Aktivieren Sie zur besseren Übersicht in der horizontalen Werkzeugleiste des Ergebnisfensters nur Personalartikel oder nur Bestandsartikel durch Linksklick.
8. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf einen Artikel über Details eine Liste der Vorgänge, für die der Artikel gebucht wurde, einen einzelnen Vorgang, oder den Artikel selbst.

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