Wie pflege ich vorhandene Adressen und Ansprechpartner?

Vorhandene Adressdaten müssen ständig gepflegt und aktualisiert werden.

1. Um kleinere Änderungen oder zusätzliche Informationen einzugeben, öffnen Sie eine vorhandene Adresse und machen Sie die Eingaben.
2. Um wichtige Änderungen wie beispielsweise einen neuen Firmennamen oder eine neue Anschrift vorzunehmen, markieren Sie den alten Datensatz als nicht aktiv und legen Sie einen neuen Datensatz an. Legen Sie ggf. die beiden Adressen zusammen (vgl. „Legen Sie Adressen und Ansprechpartner zusammen“).
3. Speichern Sie die Änderungen über   oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).

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Manchmal gibt es zwischen verschiedenen Adressen Beziehungen, die dokumentiert werden sollen.

1. Gehen Sie in der seitlichen Adressnavigation zum Reiter  Netzwerk.
2. Öffnen Sie über Neu direkt über dem Eingabefenster ein neues Netzwerk.
3. Als Adresse 1 ist die offenen Adresse vorbelegt. Geben Sie in den Namenfeldern einen Namen ein und drücken Sie Enter, um die gewünschten Adressen aufzurufen.
4. Speichern Sie die Änderungen über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

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Adressen können im Bp Event nicht gelöscht werden. Dadurch soll verhindert werden, dass verknüpfte Datensätze wie Briefe oder Bestellungen verfälscht werden oder ihren Bezug verlieren. Stattdessen werden diese Adressen als nicht aktiv markiert und damit aus der Standardsuche herausgenommen.

1. Um eine Adresse aus den Ergebnissen der Standardsuche zu entfernen, öffnen Sie die Adresse und geben Sie ihr die Kategorie nicht aktiv. Über die Erweiterte Suche können Sie sie unter nicht aktive Adressen nach wie vor finden.
2. Um einen Ansprechpartner aus den Ergebnissen der Standardsuche zu entfernen, öffnen Sie die Adresse und Löschen Sie den Namen in der Liste. Sie finden ihn weiterhin unter dem Reiter nicht aktiv.
3. Adressen und Ansprechpartner können jederzeit über  wieder aktiviert werden.
   Bsp.: Ein Ansprechpartner kehrt aus der Elternzeit zurück.
4. Speichern Sie die Änderungen über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).

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Um für Kunden eine Standardpreisschiene einzurichten, geben Sie diese direkt in der Adresse ein. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird die Preisschiene automatisch vorbelegt. Die Preisschienen werden durch den Administrator eingerichtet.

1. Öffnen Sie in der Adressnavigation die  Kontakte.
2. Wählen Sie die oben rechts im Fenster die Standardpreisschiene aus der Auswahlliste.
   Wenn Sie eine Veranstaltung mit dieser Adresse anlegen, werden Sie automatisch auf die individuelle Preisschiene hingewiesen.
3. Speichern Sie die Änderungen über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).

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Um für Kunden immer auf alle Produkte denselben Rabatt bzw. Zuschlag einzurichten, geben Sie diesen direkt in der Adresse ein. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird der Zuschlag bzw. Abschlag automatisch übernommen und die Preise direkt umgerechnet.

1. Öffnen Sie in der Adressnavigation die  Kontakte.
2. Geben Sie einen Rabatt als positive Zahl (z.B. 10%), einen Zuschlag als negative Zahl (z.B. -10%) an.
3. Wenn Sie eine Veranstaltung mit dieser Adresse anlegen, werden Rabatte und Aufschläge auf alle gebuchten Artikel in Veranstaltungen angewendet.
4. Speichern Sie die Änderungen über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).

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Zur Pflege von Kundenkontakten ist es sinnvoll, regelmäßig Kontakt zu den Kunden aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man Adressen zur Wiedervorlage markieren.

1. Öffnen Sie in der Adressnavigation die  Kontakte.
2. Geben Sie über die  Datumsauswahl oder direkt im Eingabefeld das Datum für den nächsten Kontakt ein. Die Adresse wird an diesem Tag in Ihrer Wiedervorlage im InfoCenter angezeigt.
3. Geben Sie die genaue Uhrzeit des nächsten Kontaktes ein.
4. Aktivieren Sie eine   Erinnerung, wenn Sie rechtzeitig auf den Termin hingewiesen werden wollen.

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Jeder Kundenkontakt sollte dokumentiert werden, um allen Kollegen Informationen zu Absprachen, Sonderkonditionen oder Präsenten jederzeit zugänglich zu machen.

1. Wählen Sie in der Adressnavigation links den Reiter  Kontakte.
2. Im Übersichtsfenster erscheint eine Liste der bereits angelegten Kontaktnotizen.
3. Wählen Sie im Eingabefenster mit Linksklick Kontaktnotizen >  Neu.
4. Eine neue Kontaktnotiz öffnet sich. Adresse und Name des Standard-Ansprechpartners sind bereits vorbelegt. Ändern Sie den Ansprechpartner über die Auswahlliste.

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Eine hilfreiche Kontaktnotiz muss alle wesentlichen Informationen enthalten und leicht wiederzufinden sein.

1. Weisen Sie die Kontaktnotiz über die erweiterbare Auswahlliste einer Kategorie zu, um die gezielte Suche zu erleichtern.
2. Geben Sie den Betreff der Notiz an oder wählen Sie einen Wert aus der erweiterbaren Auswahlliste.
3. Geben Sie im Feld Beschreibung alle relevanten Details ein.
4. Das Datum der Bearbeitung, die Uhrzeit und der Bearbeiter sind vorbelegt und können manuell verändert werden. Bei Bedarf kann auch die Bearbeitungsdauer hinterlegt werden.

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Wenn sich aus einem Kundenkontakt ein Grund für eine Wiedervorlage ergibt, kann diese in der Kontaktnotiz selbst angelegt werden.

1. Um aus der Kontaktnotiz eine Wiedervorlage zu erstellen, geben Sie im Hauptfenster rechts oben unter Wiedervorlage ein Datum ein.
2. Geben Sie den Grund der Wiedervorlage ein.
3. Speichern Sie die Kontaktnotiz über  und schließen die Notiz .

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Mit dem Dublettenabgleich können Adressen oder Ansprechpartner mit allen zu ihnen gespeicherten Daten (Briefen, Angeboten) mit anderen zusammengelegt werden – beispielsweise, weil Adressen doppelt angelegt wurden oder ein Kundenkontakt den Arbeitsbereich eines anderen übernimmt. Adressen können nur mit Adressen zusammengelegt werden. Ansprechpartner können nur mit Ansprechpartnern derselben Adresse zusammengelegt werden.

1. Wählen Sie  Adressen >  Suchen und suchen Sie über Adresse, Ansprechpartner etc. die gewünschten Adressen.
2. Wählen Sie aus der Aufklappliste der Aktionen auf der Liste die Aktion Dubletten suchen.
3. Sie erhalten eine Liste mit Datensätzen, die möglicherweise Dubletten sein könnten, weil sie in den Feldern Name (auch phonetisch), PLZ, Ort oder Telefon dieselben Werte haben.
4. Markieren Sie mit Linksklick und gedrückter STRG-Taste die Datensätze, die Sie zusammenlegen wollen.
5. Wählen Sie über das Kontextmenü (mit Rechtsklick)  markierte Datensätze anzeigen.
6. Markieren Sie aus den verbleibenden Datensätzen die Adresse, die beibehalten werden soll.
7. Wählen Sie aus der Aufklappliste der Aktionen auf der Liste die Aktion Dubletten zusammenlegen.
8. Alle außer der markierten Adresse werden gelöscht, und alle verknüpften Datensätze unter der verbleibenden Adresse gespeichert.

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