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Ein dokumentierter und visualisierter Geschäftsprozess hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei der Optimierung von Abläufen und bei der Fehlersuche. Die Zuweisung von Aufgaben und Tätigkeiten an Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sorgt dafür, dass Aufgaben weder doppelt ausgeführt noch vergessen werden. Die Formulierung des Zwecks macht es leichter zu überprüfen, ob der Prozess sein Ziel erreicht.
Der Geschäftsprozess wird auf dem Reiter Ablauf in Listenform (ganz links) und grafisch (Mitte) visualisiert.
Weitere Schritte in einem Geschäftsprozess fügen Sie mit Rechtsklick auf den letzten Ablaufschritt an. Jeder Ablaufschritt kann einen eigenen Namen, Beschreibung und Verantwortlichen haben.
Zwischen manchen Ablaufschritten, die nicht direkt aufeinander folgen, gibt es logische Verbindungen. Diese werden durch Pfeile dargestellt.
Manchmal werden Schritte in einem Prozess hinfällig. Das Löschen von einzelnen Schritten kann Auswirkungen auf den gesamten Prozess haben, weil abhängige Schritte auch gelöscht werden.
Die grafische Darstellung des Ablaufs kann über die Werkzeugleiste individuell formatiert werden.
Auf Basis einer Prozessvorlage werden standardisierte Geschäftsprozesse geleitet und gleichzeitig schrittweise dokumentiert. So werden exakte Verfahren durchgesetzt und Kontrollmechanismen durch Weiterleitung und Gegenprüfungen von anderer Stelle aktiviert. Die Prozessvorlage kann hierzu entweder ausgedruckt, oder als Vorlage für eine neue digitale Prozessdokumentation aufgerufen werden. Um eine Prozessvorlage auf Papier als Leitfaden für Mitarbeiter zu verwenden, öffnen Sie die Vorlage und drucken Sie über den Reiter Datenblatt den Prozessablauf aus.
Arbeiten Sie auf dem Reiter Basis die Arbeitsschritte einzeln durch. Auf dem Reiter Ablauf ist der komplette Prozess zur Übersicht abgebildet.
Der Prozess wird beendet, indem er entweder gespeichert, abgeschlossen, an einen anderen Benutzer übergeben oder abgebrochen wird. Wenn alle Schritte erfolgt sind, wird der Prozess abgeschlossen. An manchen Prozessen sind mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen beteiligt, an die die weitere Bearbeitung übertragen wird. In einzelnen Fällen kann es sinnvoll sein, Prozesse unvollständig abzubrechen, weil sie sich erledigt haben. Modulvoraussetzung: *ProzessmanagementLegen Sie eine neue Prozessvorlage an
Bsp.: Bearbeitung einer Kundenanfrage für eine Veranstaltung
Bsp.: Beschreibung: Vorgehen bei ersten Kundenanfragen. Zweck: Abklärung von möglichen Terminen und ersten Kundenwünschen zur Weitergabe an das Eventbüro.Legen Sie den Prozessablauf an
Bsp.: Kundenanfrage als auslösende Aktion, verantwortlich ist das Verkaufsbüro. Anfragen kommen telefonisch, per E-Mail oder Fax.Fügen Sie weitere Ablaufschritte an
Bsp.: Auf Kundenanfrage (Aktion 1) überprüft die Verkaufsmitarbeiterin die Raumbelegung für den gewünschten Termin (Aktion 2). Ist der Raum belegt (Option 1), kann nach anderen Räumen oder Terminen gesucht werden (Aktion 3). Ist der Raum frei (Option 2), können weitere Details zur gewünschten Veranstaltung abgefragt werden (Unterprozess 1).Verbinden Sie Ablaufschritte
Löschen Sie Ablaufschritte
Formatieren Sie den grafischen Prozessablauf
Legen Sie eine neue Prozessdokumentation an
Bsp.: Titel ist "Kundenreklamation", Untertitel "Mauer, Karl am 16.09.2018"Befolgen Sie den vorgegebenen Prozessablauf
Beenden Sie den Prozess