Wie lege ich einen neuen Raum an?

Jeder Raum, der über die Raumbelegung verwaltet wird, muss mindestens mit Namen und Raumgruppe angelegt werden. Um die Tischvergabe für Tischreservierungen zu aktivieren, müssen außerdem ein Grundriss und Tischpläne vorhanden sein.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Administration.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  neben Räume, und wählen Sie Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
3. Das Eingabefenster des Raumes öffnet sich.

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Unter dem hier angegebenen Namen bzw. Kürzel erscheint der Raum in der Raumbelegung und allen Tabellen oder Listen.

1. Geben Sie den vollständigen Raumnamen im Feld Name ein.
2. Geben Sie ein eindeutiges Kürzel mit höchstens fünf Zeichen ein.
3. Die auf dem Basisreiter angegebene Anzahl an Plätzen erscheint ebenfalls in der Raumbelegung, unabhängig von ausgewählten Bestuhlungsoptionen oder Tischplänen.
4. Wählen Sie eine Raumgruppe aus der erweiterbaren Auswahlliste. In der Raumbelegung und in Veranstaltungen kann nach bestimmten Raumgruppen gesucht und gefiltert werden.
5. Speichern Sie über .

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Zur genaueren Beschreibung des Raumes gibt es zahlreiche weitere Eingabefelder.

1. Die Art des Raumes steht für eine optionale Gruppierung zur Verfügung.
2. Beschreiben Sie die Anzahl von Plätzen, Lage und Ausstattung des Raumes und speichern Sie ggf. Bilder.
3. Wählen Sie über die Darstellung, an welcher Stelle der Raumübersicht (Sortierung) und in welcher Farbe der Raum erscheint.

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Manche Räume können zu einem großen Raum zusammengelegt werden oder haben zugehörige Technik- und Serviceräume, die automatisch mitgebucht werden sollen, wenn der Hauptraum gebucht wird.

1. Öffnen Sie unten rechts auf der Eingabeseite über Unterräume >  Neu die Liste vorhandener Räume.
2. Wählen Sie mit Doppelklick oder zur Mehrfachauswahl mit gedrückter linker Maustaste die Unterräume aus.
3. Aktivieren Sie in der Raumbelegung in der horizontalen Werkzeugleiste Über-/Unterräume, um nicht nur die gebuchten Räume, sondern auch alle damit verbundenen Räumlichkeiten angezeigt zu bekommen.

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Ein als Bilddatei vorhandener Grundriss kann in das Grafikprogramm eingefügt werden.

1. Gehen Sie zum Reiter Grundriss im oberen Bereich des Eingabefensters.
2. Wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des gewünschten Bildes.
3. Wenn Sie ein Bild von Ihrer Festplatte einfügen, können Sie die Größe, Auflösung ect. der Grafik vor dem Übernehmen noch optimieren.
4. Solange in der rechten Werkzeugleiste des Grafikprogrammes unter Ebenen die Basis nicht als  abgeschlossen markiert ist, kann das Bild auch nachträglich noch bearbeitet werden.
5. Speichern Sie über .

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Mit dem Grafikprogramm kann auch ein neuer Grundriss erstellt werden.

1. Gehen Sie zum Reiter Grundriss im oberen Bereich des Eingabefensters.
2. Aktivieren Sie in der rechten Werkzeugleiste unter Ebenen mit Doppelklick die Basis als Aktuelle Ebene.
3. Wählen Sie in der linken Werkzeugleiste mit Linksklick eine Form für den Raum. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Form auf die gewünschte Größe.
4. Alternativ zeichnen Sie die Raumform frei Hand mit dem Stiftsymbol.
5. Fügen Sie für Türen, Fenster oder anderes festes Inventar Formen aus dem Grafikprogramm oder vorhandene Bilder aus dem  > Album ein.
6. Speichern Sie Formen mit Rechtsklick > In Album übernehmen als Bild, um sie später wieder verwenden zu können.
7. Fixieren Sie die fertige Skizze über den Haken bei  in der Ebene Basis. Die Skizze lässt sich dann nicht mehr verändern oder verschieben.
8. Speichern Sie über .

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Um einen maßstabsgetreuen Grundriss zu erstellen, müssen die Maße des Raumes bekannt sein.

1. Wählen Sie unter dem Eingabefenster des Grundrisses die Lineal Einheit „Pixel“.
2. Klicken Sie auf das Linienwerkzeug in der linken Werkzeugleiste und ziehen Sie eine Hilfslinie z.B. über die Türbreite. In der rechten Spalte Objekteigenschaften > Größe wird die Pixelanzahl der Linie angezeigt. Wählen Sie eine möglichst lange Linie, um Messungenauigkeiten gering zu halten.
   Bsp.: Türbreite = 80 cm entspricht 22 Pixel
3. Rechnen Sie den Maßstab auf ganze Meter um.
   Bsp.: 80cm = 22 Pixel
   100cm = 27,5 Pixel
4. Speichern Sie den Maßstab unter Datei > Maßstäbe > Neu als neue Einheit (z.B. „Raumplan“) mit Pixel Maßstab „27,5“.
5. Stellen Sie die Lineal Einheit auf die neue Einheit. Die angezeigte Zahl entspricht jetzt einem Meter.
6. Zeichnen Sie Tische und Stühle in derselben Grafik und mit demselben Maßstab. Die unter Objekteigenschaften angegebene Größe der Objekte entspricht den Maßen in Metern.
   Bsp.: Ein Stuhl mit 45 cm Breite = 0,45
   Hinweis: Jedes Objekt, das einen Maßstab mit demselben Namen (z.B. „Raumplan“) hat, wird beim Einfügen in der Größe angepasst.
7. Speichern Sie über .

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Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge, wenn ein Artikel häufig in Verbindung mit weiteren Artikeln angeboten wird.
Beispiel: Stehtisch + Husse weiß

1. Um einem Artikel bestimmte Buchungsvorschläge zu hinterlegen, wählen Sie in der linken Navigation des Artikels den Reiter Buchungsvorschlag.
2. Klicken Sie auf Neu und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
   Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Artikel suchen.
4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste + Linksklick und Übernehmen die Auswahl.
5. Setzen Sie den Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig zur Buchung in Vorgänge auszuwählen (Vorbelegung).
6. Speichern Sie die Eingabe über .

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Wird ein Raum immer mit einer bestimmten Ausstattung angeboten, hinterlegen Sie dem Raum die Ausstattung. Im Gegensatz zu den Buchungsvorschlägen dient sie lediglich der Information und kann in Veranstaltungen nicht automatisch übernommen werden.
Beispiel: Leinwand, Podest

1. Um die Ausstattung eines Raumes zu hinterlegen, wechseln Sie zum Reiter Ausstattung.
2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
   Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Artikel suchen.
4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und Übernehmen die Auswahl.
5. Speichern Sie die Eingabe über .

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