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Nicht jeder Einkauf hat einen Bezug zu einer konkreten Veranstaltung, beispielsweise Bestellungen von Reinigungsmitteln, Uniformen oder Hauswein. Diese unverknüpften Einkäufe erscheinen nicht in der Einkaufsübersicht, sondern sind nur über Basis > Einkauf > Suche oder die Adresse des Lieferanten > Einkauf > Lieferungen zu finden.
Verkaufsartikel, aber auch reine Komponenten (Produktionsartikel oder Zutaten), müssen erst für den Einkauf aktiviert werden, wenn der Artikel in der Liste der möglichen Einkaufsartikel oder der Bedarf in der Einkaufsübersicht erscheinen soll.
Ein Einkauf betrifft immer genau einen Lieferanten, kann aber mehrere Lieferungen zu unterschiedlichen Lieferorten und -zeiten umfassen, die auch einen unterschiedlichen Bearbeitungsstatus haben können.
Für jede einzelne Lieferung des Lieferanten werden eigene Angaben zu Lieferung, Retouren sowie Kostenstelle gemacht. Jede Lieferung umfasst eigene Bestellpositionen und hat unabhängig von den anderen Lieferungen einen Bearbeitungsstatus.
Im Eingabefenster Positionen können die gewünschten Artikel eingefügt werden, sobald die Lieferung gespeichert ist. Es werden nur die Artikel zur Auswahl angeboten, die für den ausgewählten Lieferanten als Lieferantenartikel angelegt sind (vgl. „Wie lege ich einen Lieferantenartikel an?“
Bestellungen beim Lieferanten erfolgen meistens schriftlich per E-Mail oder Fax. Markieren Sie mit der linken Maustaste eine einzelne Lieferung, um nur diese zu senden, oder gehen Sie auf Basis, um alle Lieferungen an den Lieferanten zu senden.
Vorhandene Artikel in Lieferungen, die bereits gesperrt sind, können in neue Lieferungen hineinkopiert werden.
Telefonische Bestellungen werden als Kontaktnotiz* festgehalten.
Eine Lieferung ändert ihren Status, wenn sie weiterbearbeitet wird. Der Status wird manuell vergeben, und es muss nicht unbedingt jeder Status durchlaufen werden.
Weichen die tatsächlich gelieferten Waren in Art, Menge oder Preis von der Bestellung ab, können Sie die Daten im Vorgang anpassen. Wie bestelle ich Verbrauchsartikel ohne Veranstaltungsbezug
Aktivieren Sie Artikel für den Einkauf
Beispiel: Salz, Pfeffer, Mehl etc.Öffnen Sie einen neuen Einkauf
Legen Sie eine neue Lieferung an
Hinweis: Solange die Liefrung nicht gespeichert ist, werden die wählbaren Artikel aus dem Sortiment des Lieferanten nicht angezeigt.Weisen Sie der Lieferung Artikel als Einkaufspositionen zu
Senden Sie den Einkauf als Brief oder E-Mail
Hinweis: Sobald eine Lieferung gesendet wurde, erhält sie eine Nummer und kann nicht mehr geändert werden.Kopieren Sie Artikel in eine neue Lieferung
Dokumentieren Sie eine telefonische Einkaufsbestellung als Kontaktnotiz *
Ändern Sie den Status der Lieferung
Hinweis: Nur der jeweils letzte Vorgang kann geändert werden, alle anderen Vorgänge sind gesperrt.Ändern Sie die Lieferung nachträglich