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In der Basisversion des Bp Event können Sie zu jeder Veranstaltung genau ein Angebot erstellen.
Um Teile einer Veranstaltung getrennt kalkulieren, anbieten und abrechnen zu können, erstellen Sie mit dem Modul Vorgänge* zu jeder Veranstaltung mehrere Angebote.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen werden bei der Neuanlage von Vorgängen vorgeschlagen, solange sie nicht abgelehnt oder bereits in einen anderen Vorgang gebucht und entfernt wurden.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.
Um mehrere Artikel gleichzeitig auszuwählen und in weiteren Feldern nach Stichworten zu suchen, wählen Sie den kleinen Pfeil neben Neu > Artikelsuche. Wenn die Art von Artikel, nicht aber der genaue Artikel selbst bekannt ist, wählen Sie den kleinen Pfeil neben Neu > Artikelsuche und suchen über die Gruppe. Um gezielt einen bestimmten, bereits vorhandenen Artikel (Verbrauchsartikel, Personalartikel, Ausrüstung oder Raummiete) in ein Angebot einzufügen, verwenden Sie das Suchfeld Name in der Werkzeugleiste direkt über dem Eingabefenster.
Artikel, Zwischensummen und Bemerkungen können in die Zwischenablage kopiert und in einen anderen Vorgang eingefügt werden, der nicht zu derselben Veranstaltung gehören muss.
Zusammengesetzte Artikel wie Büffets oder Menüs können für die Kundenansicht in ihre Komponenten aufgelöst werden.
Neue Artikel können spontan in das geöffnete Angebot eingefügt werden.
Erstellen Sie Angebote für Ihre Kunden mit mehreren Varianten. Die Hauptvariante wird in der Kostenkalkulation berücksichtigt, alle anderen Varianten werden im Angebot für den Kunden als Information aufgeführt. Umsatz-Forecasts berücksichtigen lediglich die Hauptvariante. Lassen Sie sich von Ihrem Bankettprofi Betreuer das Angebotslayout für Varianten anpassen.
Zusätzlich zur Veranstaltungsneuanlage mit Vorlage, gibt es die Möglichkeit, einzelne Vorgänge aus den Veranstaltungsvorlagen zu nutzen.
Neue Artikel können in das geöffnete Angebot eingefügt werden, ohne als Stammartikel in die Datenbank aufgenommen zu werden.
Als Personal- oder Serviceartikel werden im Vorgang üblicherweise die Rollenartikel angeboten (vgl. Artikel > "Wie lege ich einen neuen Personalartikel an?“.
Wenn Artikel als Bestandsartikel* angelegt und der vorhandene Bestand hinterlegt ist, kann die Verfügbarkeit zu einem gegebenen Zeitraum überprüft werden.
Jeder neue Artikel wird unten an das Angebot angehängt. Die Reihenfolge kann aber nachträglich geändert werden.
Im Angebot können Sie Artikel nur für das Angebot ändern. Aus dem Angebot können Sie auch Artikel aufrufen und dauerhaft ändern.
In jeder Veranstaltung können Deckungsbeiträge kalkuliert und Preise angepasst werden. Die Berechnung bezieht sich ausschliesslich auf Einkaufs- und Verkaufspreise, die in der Artikelverwaltung eingegeben werden.
Der Inhalt des Angebotes ergibt sich aus den ausgewählten Artikeln, während das Layout weitgehend über Vorlagen bestimmt wird. Einige Gestaltungsmöglichkeiten sind aber auch in der Eingabeseite des Angebotes enthalten. Verschiedene Layouts für Ihr Angebot finden Sie in den Formularvorlagen, die unter Vorlagen > Formularvorlagen angelegt werden. (vgl. „Wie lege ich eine Formularvorlage an?“) Wenn Sie über den Angebotsgenerator* verfügen, können Sie Angebote auch über Textvorlagen formatieren.
Schneller als der postalische Weg ist die Kommunikation über E-Mail. Das Angebot kann je nach verfügbaren Modulen als E-Mail, E-Mail-Anhang oder beides gesendet werden. In der Basisversion des Bp Event senden Sie Angebote als E-Mail-Anhang im PDF-Format. Wenn Sie über den Angebotsgenerator* verfügen, können Sie Angebote auch über Textvorlagen formatieren und direkt als E-Mail senden. Zusätzlich können Sie denselben Brief als Anhang in einem anderen Dateiformat mitsenden. Um die E-Mail für ein separates Anschreiben zu verwenden, kann das Angebot auch mithilfe einer Textvorlage als Anhang formatiert werden.
Manche Dokumente, wie AGBs, Anfahrtsbeschreibungen oder Raumskizzen, werden für jede Veranstaltung gebraucht und standardmäßig an die Kunden gesendet.Öffnen Sie ein neues Angebot
Erstellen Sie mehrere Vorgänge* und Angebote
Übernehmen Sie Buchungsvorschläge
Bsp.: Es gibt Buchungsvorschläge zu der Adresse, zu einem gebuchten Raum und zu einem gebuchten Artikel.Überspringen Sie Buchungsvorschläge
Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab
Fügen Sie vorhandene Artikel ein
Kopieren Sie gebuchte Artikel und Texte in einen anderen Vorgang
Lösen Sie zusammengesetzte Artikel in ihre Komponenten auf
Fügen Sie neue Artikel ein
Legen Sie ein Angebot mit Varianten* an
Hinweis: Es können beliebig viele Varianten hinzugefügt werden. Der gelbe Stern kennzeichnet die Hauptvariante.Legen Sie ein Angebot mit Vorlagen an
Hinweis: Es werden nur Vorgänge aus Veranstaltungsvorlagen angezeigt, die dem Betriebsprofil zugeordnet sind und vom Benutzer eingesehen werden dürfen.Fügen Sie temporäre Artikel ein
Fügen Sie Personalartikel ein
Hinweis: Die Zuweisung in der Veranstaltung ersetzt nicht das Anlegen des Dienstes und erscheint weder im Dienstplaner noch im Dienstplan des Mitarbeiters.Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Bestandsartikeln für eine Veranstaltung
Ändern Sie die Reihenfolge der Artikel
Hinweis: Artikel können nicht selbst in die erste Zeile gezogen werden. Ziehen Sie den Artikel aus der ersten Zeile nach unten, um die nachfolgenden Zeilen nach oben zu verschieben.Ändern Sie Artikel im Angebot
Kalkulieren Sie Deckungsbeiträge
Formatieren und drucken Sie ein Angebot
Senden Sie ein Angebot über E-Mail
Senden Sie Anhänge zum Angebot über E-Mail