Wie erfülle ich die Datenschutzvorgaben der DSGVO?

Personenbezogene Daten dürfen nur zu bestimmten Zwecken und auf rechtlicher Grundlage erfasst werden. Diese dokumentieren Sie bei der Anlage einer neuen Adresse oder eines neuen Ansprechpartners.

1. Gehen Sie in der seitlichen Adressnavigation mit Linksklick auf den Punkt  Datenverarbeitung.
2. Klicken Sie im oberen Teil des Eingabefensters auf Datenerhebung > Neu.
3. Wählen Sie den Zweck für die Datenerhebung aus der Auswahlliste. Die Liste ist nur durch einen Administrator unter Administration > Verarbeitungszwecke erweiterbar.
4. Wählen Sie die rechtliche Grundlage für die Datenerhebung aus der Auswahlliste. Die Liste kann je nach administrativer Einstellung vorbelegt und/oder eingebbar sein.
5. Wählen Sie eine Angabe zur Datenherkunft aus der Auswahlliste und verknüpfen Sie ggf. über die Schaltfläche einen Brief. Alternativ machen Sie im Feld Quellverweis weitere Angaben zur Datenherkunft oder fügen ein gescanntes Dokument als Bild ein.
6. Geben Sie an, wann die Löschfrist für die Adresse beginnen soll. Je nach Grundlage der Datenerhebung sind die Fristen unterschiedlich (vgl. „Löschen Sie Adressdaten“).
7. Speichern Sie die Änderungen über oben links im Eingabefenster.

- schließen

Personenbezogene Daten dürfen nur nach Einwilligung und ausschließlich zu festgelegten Zwecken weiterverwendet werden. Diese dokumentieren Sie bei der Anlage einer neuen Adresse oder eines neuen Ansprechpartners.

1. Gehen Sie in der seitlichen Adressnavigation mit Linksklick auf den Punkt  Datenverarbeitung.
2. Klicken Sie im unterenTeil des Eingabefensters auf Datenverarbeitung zu Werbezwecken > Neu.
3. Wählen Sie aus der Auswahlliste eine Angabe dazu, in welcher Form die Einwilligung des Kunden zur weiteren Nutzung der Adressdaten vorliegt Daten und verknüpfen Sie ggf. über die Schaltfläche einen Brief. Alternativ fügen Sie ein gescanntes Dokument als Bild ein.
4. Wählen Sie im Bereich Themen mit Ja die Themen und Medien aus, für die Ihnen eine Erlaubnis erteilt wurde.
5. Markieren Sie mit Nein die Themen und Medien, für die Ihnen ausdrücklich keine Erlaubnis erteilt wurde.
6. Wenn Ihnen keine Auskunft zu bestimmten Themen oder Medien vorliegt, markieren Sie keines der Felder.
7. Speichern Sie die Änderungen über oben links im Eingabefenster.

- schließen

Angaben zur Datenverarbeitung werden nicht geändert, sondern durch neue ersetzt.

1. Legen Sie eine neue Datenverarbeitung zu Werbezwecken auf Basis der geänderten Informationen an.
2. Die ältere Datenverarbeitung wird automatisch ungültig, sobald eine neuere Erklärung angelegt wird.
3. Speichern Sie die Änderungen über oben links im Eingabefenster.

- schließen

Personenbezogene Daten dürfen nicht unbefristet aufbewahrt werden, deshalb muss auch Korrespondenz je nach Verwendungszweck nach einer angemessenen Frist gelöscht werden. Stimmen Sie die Löschfristen mit Ihrem Datenschutzexperten und gegebenenfalls anderen Experten (Steuerberater) ab, diese unterscheiden sich je nach Verwendungszweck und von Unternehmen zu Unternehmen. Neben gesetzlichen Auflagen spielen hier auch betriebliche Gegebenheiten eine Rolle.

1. Geben Sie eine Löschfrist für Adressen/Ansprechpartner (in Tagen) ein. In der Adresse selbst wird der Beginn der Löschfrist angegeben.
2. Geben Sie eine Löschfrist für Kommunikation (Briefe, E-Mails, Kontaktnotizen) ein. Diese Löschfrist muss kürzer oder gleich der Löschfrist für die Adressen sein.

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Persönliche Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, der Zweck nicht mehr gegeben ist, oder der Betroffene dies verlangt. Die tatsächliche Löschung der Daten ist nicht gesetzlich verlangt, es genügt die vollständige Sperrung der Daten, die die Informationen unzugänglich macht.

Adressen werden in Bp Event nie vollständig gelöscht, können aber aus der Standardsuche oder auch der erweiterten Suche entfernt werden.

1. Um eine Adresse oder einen Ansprechpartner nicht mehr in die Standardsuche einzuschließen, ändern Sie den Status auf „nicht aktiv“. Die Adresse kann jederzeit wieder aktiviert werden.
2. Um eine Adresse auch aus der erweiterten Suche zu entfernen, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Adresse auf Robinsonliste. Die Adresse kann dann nur noch von dem begrenzten Personenkreis gesehen und reaktiviert werden, die Lese- und Änderungsrecht auf die Robinsonliste hat.
3. Auch einzelne Ansprechpartner einer Adresse können auf der Liste der Ansprechpartner markiert und mit Linksklick auf Robinsonliste aus der Liste und Suche entfernt werden.

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