Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage an?

Veranstaltungsvorlagen werden auf Basis von bereits vorhandenen Veranstaltungen angelegt. Bevor eine Vorlage erstellt werden kann, muss deshalb die sog. "Musterveranstaltung" existieren, die dann als Vorlage gespeichert wird. Kopieren Sie hierfür entweder eine echte, gut durchgeplante Veranstaltung, oder legen Sie eine solche Veranstaltung nur zu diesem Zweck an.

1.  Gehen Sie zu Vorlagen > Veranstaltungsvorlagen > Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
2. Wählen Sie die Art der Veranstaltung aus der erweiterbaren Auswahlliste und geben Sie der Vorlage einen möglichst aussagekräftigen Namen. Unter dem hier gewählten Namen wird die Vorlage in der Raumbelegung zur Auswahl angeboten.
3. Einige Daten der Veranstaltung können, müssen aber nicht in die Vorlage übernommen werden:
   a) Zeiten, die aus der Vorlage übernommen werden, überschreiben die Buchungszeiten, die in der Raumbelegung für die neue Veranstaltung ausgewählt sind.
   b) Räume können vorbelegt werden, bei Doppelbuchung wird gewarnt.
   c) Der Veranstaltungsablauf kann (ggf. inklusive Verknüpfung mit einem Vorgang) kopiert werden.
4. Es können entweder alle Arten von Vorgängen (Angebot, Bestellung, Rechnung) oder nur einzelne kopiert werden. Aktivieren Sie mit einem Häkchen unter Vorgangsdaten kopieren > Nur vom Typ, um ausschliesslich Angebote, Bestellungen oder Rechnungen zum Kopieren anzubieten.
5. Setzen Sie fest, ob nur die Artikel kopiert oder auch die Preise aktualisiert werden sollen.
6. Aus Bestellungen können auch ganze Gästelisten übernommen werden.
7. Die ausführliche Beschreibung der Vorlage erscheint, wenn über Veranstaltungen > Neu mit Vorlage eine Veranstaltung angelegt wird. Um die Auswahl zu erleichtern, ohne die Vorlage selber öffnen zu müssen, ist diese detaillierte Beschreibung mit Angaben zu Vorbelegungen, möglichen Szenarien und Vorlagenempfehlungen sehr hilfreich.

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Wenn Sie festgelegt haben, welche Daten der Veranstaltungsvorlage kopiert werden sollen, wählen Sie die Veranstaltung aus, die als Muster dienen soll.

1. Mit Linksklick auf Musterveranstaltung öffnen Sie die Veranstaltungssuche.
2. Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie sie mit Doppelklick aus der Liste der Ergebnisse aus.
3. Speichern Sie die Veranstaltungsvorlage über .
4. Die Musterveranstaltung wird unter einer neuen Veranstaltungsnummer und nur mit den ausgewählten Daten gespeichert.
5. Um die Musterveranstaltung zu bearbeiten, gehen Sie zu Vorlagen > Veranstaltungsvorlagen > Suchen.
6. Wählen Sie die Vorlage mit Doppelklick.
7. Klicken Sie auf Muster öffnen.
8. Ändern Sie die gewünschten Details und speichern Sie die Veranstaltung über .

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