Ihr Unternehmen steht mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern, Privatpersonen oder Behörden in Beziehung: begonnen bei den eigenen Mitarbeitern und Kunden, über die Lieferanten und Dienstleister bis zu Verwaltungsbehörden, Agenturen oder Kreditanstalten. Einige davon sind Einzelpersonen, andere haben feste oder wechselnde Ansprechpartner, mehrere Niederlassungen, diverse Zweigstellen. Sie brauchen für eine effiziente Kommunikation jederzeit aktuelle Namen, Firmenzugehörigkeiten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, um nur die Grunddaten zu nennen. Deutlich hilfreicher ist es allerdings, auch weiterführende Informationen zu Kontakten griffbereit abspeichern zu können, um ohne Verzögerung alle wesentlichen Daten einsehen zu können – Auswertungen, Kundenbewertungen, frühere Kontakte, Datennutzungsthemen oder Anreisewege.
Das Alles und noch viel mehr leistet die Funktion Adressen, die Sie auf dem Reiter Basis des Bp Event finden. Weil der reibungslose Zugang zu Adressdaten für jedes erfolgreiche Unternehmen essentiell ist, gehört die Adressverwaltung zur Grundausstattung des Bp Event und ist das Kernstück der ganzen Anwendung.
Um eine Adresse anzulegen, sind ein Name, eine Adresskategorie und entweder ein Ort oder die E-Mail-Adresse unbedingt erforderlich, weitere Angaben sind optional. Die Pflichtfelder erkennen Sie in der Regel daran, dass sie unterstrichen sind.
Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Adressen und wählen Sie Neuanlage.
Unter Privatadressen versteht man die Adressen von Privatkunden, Mitarbeitern oder anderen Einzelpersonen. Sie unterscheiden sich von Geschäftsadressen darin, dass sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und meistens keine Ansprechpartner haben.
Geben Sie den Familiennamen im Feld Name ein.
Füllen Sie die Anrede, ggf. einen Titel und den Vornamen aus, um Briefanrede und Adressfenster zu vervollständigen.
Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Namen.
Geben Sie einen Namen für eine Geschäftsadresse ein
Geschäftsadressen unterscheiden sich darin von Privatadressen, dass Sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und mehrere Ansprechpartner haben können. Auch die Pflege von Kundenkontakten läuft für Firmenadressen über die Ansprechpartner.
Geben Sie im Feld Name den Firmennamen ein.
Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Firmennamen, für Namenszusätze oder Abteilungen. Hinweis: Benutzen Sie für Firmenadressen nie die Felder Anrede, Titel oder Vorname, die in der Briefanrede und im Adressfenster vor den Namen gesetzt werden.
Legen Sie einen Betriebsstandard für Firmennamen fest, um die Suche und Auswertung zu erleichtern. Bsp.: Bestimmen Sie vor Anlage der Daten, ob „Hotel“ als Teil des Namens gesetzt werden soll oder nicht.
Schon bei der Eingabe einer neuen Adresse möchten Sie vermeiden, sich unnötige Arbeit zu machen und die Datenbank mit doppelten Datensätzen zu füllen.
Klicken Sie auf Dublettensuche rechts vom Namensfeld, um eine Liste aller gleich- oder ähnlich lautenden, schon vorhandenen Namen angezeigt zu bekommen.
Wenn der Name bereits vorhanden ist, wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder Übernehmen.
Wenn der Name nicht auf der Liste vorhanden ist, schließen Sie das Auswahlfenster über oben rechts, und fahren Sie mit der Neuanlage fort.
Neben den Minimalanforderungen der Pflichtfelder gibt es weitere Felder für Informationen, die Ihre Kundenkommunikation erleichtern können.
Entweder ein Ort oder eine E-Mail-Adresse sind zum Anlegen unbedingt erforderlich.
Füllen Sie – sofern Sie diese haben und brauchen - weitere Adressfelder und Kommunikationsdaten aus. Hinweis: Legen Sie einen Betriebsstandard für die Schreibweise von Anschriften und Telefonnummern fest.
Bp Event schlägt aus den vorhandenen Daten eine passende Briefanrede vor. Überprüfen Sie, ob der automatisch erstellte Vorschlag sinnvoll und korrekt ist, oder geben Sie über die erweiterbare Auswahlliste eine eigene Anrede ein.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
Wenn Sie einer Adresse ein Merkmal zuweisen möchten, das nicht in die vorgegeben Kategorien passt, verwenden Sie die flexibleren Stichwörter, die zusätzlich mit Datum versehen werden können.
Geben Sie oben rechts im Adressfenster weitere Stichworte ein, mit denen Sie die neue Adresse kennzeichnen möchten. Über die Erweiterte Suche können Sie später Adressen auch nach Stichwort finden.
Wählen Sie Neu für eine freie Eingabe oder wählen Sie einen Wert aus der erweiterbaren Auswahlliste. Die Verwendung der Auswahlliste stellt die Vergleichbarkeit von Einträgen sicher.
Die Stichworte haben ein Datum, das automatisch mit dem Tag des Eintrags vorbelegt ist. Es kann aber manuell überschrieben werden.
Stichwörter können unbegrenzt hinzugefügt und auch wieder gelöscht werden.
Nutzen Sie Stichwörter beispielsweise, indem Sie bei Versendung oder Druck von Serienbriefen oder E-Mails automatisch ein Stichwort zuweisen lassen (vgl. "Wie schreibe ich einen Serienbrief?).
Speichern Sie die Änderungen über oben links im Eingabefenster.
Wenn auf einen Schlag viele Adressen nacheinander manuell eingegeben werden müssen, erleichtert die Serien-Neuanlage die Arbeit.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Adressen, und wählen Sie Serien-Neuanlage. Die Basisseite einer neuen Adresse öffnet sich.
Geben Sie wie beschrieben die Daten der Adresse ein und gehen Sie auf Speichern und schließen (Strg+Umschalt+S). Ein neues leeres Eingabefenster für die nächste Adresse öffnet sich.
Um die Serien-Neuanlage zu beenden, schließen Sie eine neue Adresse ohne Eingabe.
Legen Sie einen Buchungsvorschlag für eine Adresse an
Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge bei Kunden, die häufig ein bestimmtes Arrangement oder bestimmte Artikel bestellen. Beispiel: Herr Müller bestellt immer ein Glas Veuve Clicquot zum Aperitif.
Um einer Kundenadresse Buchungsvorschläge zu hinterlegen, klicken Sie in der linken Navigation der Adresse auf Buchungsvorschlag.
Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein. Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Artikel suchen.
Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und Übernehmen die Auswahl.
Setzen Sie den Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig zur Buchung in Vorgänge auszuwählen (Vorbelegung).
Speichern Sie die Eingabe über .
Wie pflege ich vorhandene Adressen und Ansprechpartner? (Übersicht)
Vorhandene Adressdaten müssen ständig gepflegt und aktualisiert werden.
Um kleinere Änderungen oder zusätzliche Informationen einzugeben, öffnen Sie eine vorhandene Adresse und machen Sie die Eingaben.
Um wichtige Änderungen wie beispielsweise einen neuen Firmennamen oder eine neue Anschrift vorzunehmen, markieren Sie den alten Datensatz als nicht aktiv und legen Sie einen neuen Datensatz an. Legen Sie ggf. die beiden Adressen zusammen (vgl. „Legen Sie Adressen und Ansprechpartner zusammen“).
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
Manchmal gibt es zwischen verschiedenen Adressen Beziehungen, die dokumentiert werden sollen.
Gehen Sie in der seitlichen Adressnavigation zum Reiter Netzwerk.
Öffnen Sie über Neu direkt über dem Eingabefenster ein neues Netzwerk.
Als Adresse 1 ist die offenen Adresse vorbelegt. Geben Sie in den Namenfeldern einen Namen ein und drücken Sie Enter, um die gewünschten Adressen aufzurufen.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Adressen können im Bp Event nicht gelöscht werden. Dadurch soll verhindert werden, dass verknüpfte Datensätze wie Briefe oder Bestellungen verfälscht werden oder ihren Bezug verlieren. Stattdessen werden diese Adressen als nicht aktiv markiert und damit aus der Standardsuche herausgenommen.
Um eine Adresse aus den Ergebnissen der Standardsuche zu entfernen, öffnen Sie die Adresse und geben Sie ihr die Kategorie nicht aktiv. Über die Erweiterte Suche können Sie sie unter nicht aktive Adressen nach wie vor finden.
Um einen Ansprechpartner aus den Ergebnissen der Standardsuche zu entfernen, öffnen Sie die Adresse und Löschen Sie den Namen in der Liste. Sie finden ihn weiterhin unter dem Reiter nicht aktiv.
Adressen und Ansprechpartner können jederzeit über wieder aktiviert werden. Bsp.: Ein Ansprechpartner kehrt aus der Elternzeit zurück.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
Um für Kunden eine Standardpreisschiene einzurichten, geben Sie diese direkt in der Adresse ein. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird die Preisschiene automatisch vorbelegt. Die Preisschienen werden durch den Administrator eingerichtet.
Öffnen Sie in der Adressnavigation die Kontakte.
Wählen Sie die oben rechts im Fenster die Standardpreisschiene aus der Auswahlliste. Wenn Sie eine Veranstaltung mit dieser Adresse anlegen, werden Sie automatisch auf die individuelle Preisschiene hingewiesen.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
Um für Kunden immer auf alle Produkte denselben Rabatt bzw. Zuschlag einzurichten, geben Sie diesen direkt in der Adresse ein. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird der Zuschlag bzw. Abschlag automatisch übernommen und die Preise direkt umgerechnet.
Öffnen Sie in der Adressnavigation die Kontakte.
Geben Sie einen Rabatt als positive Zahl (z.B. 10%), einen Zuschlag als negative Zahl (z.B. -10%) an.
Wenn Sie eine Veranstaltung mit dieser Adresse anlegen, werden Rabatte und Aufschläge auf alle gebuchten Artikel in Veranstaltungen angewendet.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
Zur Pflege von Kundenkontakten ist es sinnvoll, regelmäßig Kontakt zu den Kunden aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man Adressen zur Wiedervorlage markieren.
Öffnen Sie in der Adressnavigation die Kontakte.
Geben Sie über die Datumsauswahl oder direkt im Eingabefeld das Datum für den nächsten Kontakt ein. Die Adresse wird an diesem Tag in Ihrer Wiedervorlage im InfoCenter angezeigt.
Geben Sie die genaue Uhrzeit des nächsten Kontaktes ein.
Aktivieren Sie eine Erinnerung, wenn Sie rechtzeitig auf den Termin hingewiesen werden wollen.
Jeder Kundenkontakt sollte dokumentiert werden, um allen Kollegen Informationen zu Absprachen, Sonderkonditionen oder Präsenten jederzeit zugänglich zu machen.
Wählen Sie in der Adressnavigation links den Reiter Kontakte.
Im Übersichtsfenster erscheint eine Liste der bereits angelegten Kontaktnotizen.
Wählen Sie im Eingabefenster mit Linksklick Kontaktnotizen > Neu.
Eine neue Kontaktnotiz öffnet sich. Adresse und Name des Standard-Ansprechpartners sind bereits vorbelegt. Ändern Sie den Ansprechpartner über die Auswahlliste.
Eine hilfreiche Kontaktnotiz muss alle wesentlichen Informationen enthalten und leicht wiederzufinden sein.
Weisen Sie die Kontaktnotiz über die erweiterbare Auswahlliste einer Kategorie zu, um die gezielte Suche zu erleichtern.
Geben Sie den Betreff der Notiz an oder wählen Sie einen Wert aus der erweiterbaren Auswahlliste.
Geben Sie im Feld Beschreibung alle relevanten Details ein.
Das Datum der Bearbeitung, die Uhrzeit und der Bearbeiter sind vorbelegt und können manuell verändert werden. Bei Bedarf kann auch die Bearbeitungsdauer hinterlegt werden.
Mit dem Dublettenabgleich können Adressen oder Ansprechpartner mit allen zu ihnen gespeicherten Daten (Briefen, Angeboten) mit anderen zusammengelegt werden – beispielsweise, weil Adressen doppelt angelegt wurden oder ein Kundenkontakt den Arbeitsbereich eines anderen übernimmt. Adressen können nur mit Adressen zusammengelegt werden. Ansprechpartner können nur mit Ansprechpartnern derselben Adresse zusammengelegt werden.
Wählen Sie Adressen > Suchen und suchen Sie über Adresse, Ansprechpartner etc. die gewünschten Adressen.
Wählen Sie aus der Aufklappliste der Aktionen auf der Liste die Aktion Dubletten suchen.
Sie erhalten eine Liste mit Datensätzen, die möglicherweise Dubletten sein könnten, weil sie in den Feldern Name (auch phonetisch), PLZ, Ort oder Telefon dieselben Werte haben.
Markieren Sie mit Linksklick und gedrückter STRG-Taste die Datensätze, die Sie zusammenlegen wollen.
Wählen Sie über das Kontextmenü (mit Rechtsklick) markierte Datensätze anzeigen.
Markieren Sie aus den verbleibenden Datensätzen die Adresse, die beibehalten werden soll.
Wählen Sie aus der Aufklappliste der Aktionen auf der Liste die Aktion Dubletten zusammenlegen.
Alle außer der markierten Adresse werden gelöscht, und alle verknüpften Datensätze unter der verbleibenden Adresse gespeichert.
Modulvoraussetzung für Kontaktnotizen, Wiedervorlage und individuelle Preise:
*CRM plus
Wie lege ich einen neuen Ansprechpartner an? (Übersicht)
Bei Geschäftsadressen gibt es typischerweise einen oder auch mehrere Ansprechpartner, mit denen Sie für verschiedene Anliegen in Kontakt stehen. Für einen Lieferanten oder Großkunden können Sie hier die einzelnen Kontaktpersonen für Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen eingeben, um Korrespondenz gezielt zu adressieren.
Gehen Sie im Adressfenster ganz unten zu Ansprechpartner > Neuanlage.
Geben Sie in der Liste Telefondurchwahlen oder persönliche E-Mail-Adressen sowie die Funktion des Ansprechpartners an, um Kontakte direkt an die richtige Stelle zu leiten.
Markieren Sie im Feld Kommunikation höchstens einen Standard-Ansprechpartner pro Adresse. Alternativ setzen Sie unter Adresse > Basis > Ansprechpartner einen Haken in der Liste ganz links vor der Anrede.
Markieren Sie im Feld Kommunikation beliebig viele Ansprechpartner einer Adresse als Serienbrief-Empfänger.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S). Ab sofort wird Ihnen beim Anlegen von Datensätzen zu dieser Adresse der neue Ansprechpartner in der Auswahlliste angeboten.
Geben Sie weitere Einzelheiten zum Ansprechpartner ein
Sobald ein neuer Ansprechpartner gespeichert wurde, werden in der Adressnavigation links weitere Eingabemöglichkeiten angezeigt.
Öffnen Sie in der Adressnavigation die weiteren Reiter für bereits angelegte Ansprechpartner über den kleinen Pfeil neben dem Namen.
Geben Sie unter Details alle bekannten und relevanten Details ein.
Geben Sie abweichende Rechnungs- und Lieferadressen ein.
Das Info Center zeigt alle Briefe, Daten, Termine usw. zum gewählten Ansprechpartner. Legen Sie unter Info Center > Datenquellen die Datensätze fest, die Sie angezeigt bekommen möchten. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Datensätze auszuwählen. Nur die Datenquellen, die angezeigt werden, können auch Neu angelegt werden
Tipp: Hinterlegen Sie eingehende E-Mails eindeutig, indem Sie diese beim Ansprechpartner ablegen.
Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi) desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.
Öffnen Sie Bildoptimierung und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
Schneiden Sie das Bild passend zu, drehen oder spiegeln Sie es bei Bedarf.
Aktivieren Sie Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
Die Option Proportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
Machen Sie über Undo Änderungen schrittweise rückgängig.
Sobald eine Tabelle (Adressen, Artikel etc.) mehr als 20 Datensätze enthält, öffnet sich ein echtes Suchfenster. Kleinere Datenmengen werden als einfache Liste angezeigt.
Öffnen Sie die Suche mit einem Linksklick auf die gewünschte Funktion in der oberen horizontalen Funktionsleiste. Alternativ klicken Sie auf neben der Funktion und wählen Sie Suchen.
Es öffnet sich ein Suchfenster mit je nach Funktion (Adressen, Termine etc.) unterschiedlichen Suchfeldern.
In jeder Suche werden verschiedene Arten von Suchfeldern angeboten: Eingabefelder, Aufklappmenüs, Datumsfelder und Auswahlkästchen.
Machen Sie Ihre Suchanfrage und klicken Sie unten rechts im Fenster auf Suchen.
Viele Datenbankfelder erlauben eine freie Eingabe und flexible Formate, die auch in der Suche nur über freie Eingaben gefunden werden können. Interne Standards zur Anlage von Datensätzen sind unersetzbar, um die spätere Suche zu erleichtern.
Geben Sie im Feld Suchwörter einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Im welchen Datenbankfeldern gesucht wird, ist je nach Funktion unterschiedlich. Genauere Angaben finden Sie im Tooltip, der eingeblendet wird, wenn der Mauszeiger auf dem Feld stehen bleibt.
Speziellere freie Eingabefelder sind mit dem Namen des jeweiligen Feldes bezeichnet, auf das sie sich beziehen. Bsp.: „Betreff“ oder „Externe Nummer“
Suchwörter müssen nicht vollständig sein, es reichen auch Wortanfänge. Je länger ein Wort ist, desto genauer sind die Suchergebnisse. Bsp.: „Wür“ findet Württemberg, Würzner, Würselen etc.
Um nach einem Bruchstück zu suchen, das in der Mitte des Wortes vorkommt, stellen Sie als Platzhalter (Wildcard) ein Sternchen „*“ vor. Bsp.: Die Eingabe „*meier“ findet Althmeier und Hofmeier
Suchwörter müssen nicht völlig richtig geschrieben sein. Die phonetische Suche findet auch ähnlich klingende Wörter. Bsp.: Die Eingabe „Meier“ findet Meier, Mair und Meyer
Für viele Datensätze kann die Suche über das Datum eingegrenzt werden. Der Zeitraum kann auf unterschiedliche Weisen angegeben werden.
Geben Sie die Von- und Bis-Daten frei in die Suchfelder ein.
Alternativ öffnen Sie die Datumsauswahl links neben dem Datumsfenster und wählen das Datum mit Linksklick.
Wählen Sie das aktuelle Datum mit Linksklick auf Heute entweder in der Kalenderauswahl oder über rechts neben dem Eingabefeld.
Verschieben Sie das gewählte Datum über um Tage, Wochen, Monate oder Jahre nach vorne oder hinten, oder an Anfang der Woche oder Ende der Wochen.
Alternativ bestimmen Sie den Suchzeitraum über in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Wochen beginnen in dieser Suchfunktion immer am Montag, Monate am 1. des Monats und Jahre am 1. Januar.
Entfernen Sie mit Linksklick auf > Löschen die Datumseingrenzungen aus der Suche. Das Löschen des Anfangsdatums entfernt auch das Enddatum und umgekehrt.
Felder, die über unveränderliche Auswahllisten ausgefüllt werden, werden über Aufklapplisten durchsucht. Eine Mehrfachauswahl von Werten ist möglich. Bsp.: Status der Veranstaltung: Option, Warteliste, Definitiv
Felder, die über eine Combobox (entweder frei oder über erweiterbare Auswahlliste) eingegeben werden, werden ebenso durchsucht. Wählen Sie einen Wert der Auswahlliste über den Pfeil nach unten im Eingabefeld oder geben Sie einen Freitext ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
Die Auswahlkästchen in der Suche haben drei mögliche Zustände: unbestimmt, ausgewählt und nicht ausgewählt.
In der Voreinstellung sind Auswahlkästchen meistens unbestimmt. Für die Suche werden die Werte des Feldes nicht berücksichtigt. Bsp.: Mehrtagesveranstaltung findet sowohl Eintages- als auch Mehrtagesveranstaltungen.
Wird das Kästchen mit einfachem Linksklick ausgewählt, dann werden nur Datensätze gesucht, die die gewählte Eigenschaft haben. Bsp.: Mehrtagesveranstaltung findet ausschließlich Mehrtagesveranstaltungen.
Wird das Kästchen mit erneutem Linksklick nicht ausgewählt, dann werden Datensätze mit der gewählten Eigenschaft aus den Suchergebnissen ausgeschlossen. Bsp.: Mehrtagesveranstaltung findet keine Mehrtagesveranstaltungen.
Mit einem dritten Linksklick stellen Sie den Status unbestimmt wieder her.
Personalisieren Sie das Suchfenster für Ihren Bedarf
Suchen sind oft komplex und individuell. Um die Übersichtlichkeit des Suchfensters zu gewährleisten, gibt es vielfältige Möglichkeiten für den Benutzer, die Oberfläche für sich zu individualisieren. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als Unternehmensstandard vorgeben.
Mit Linksklick auf Erweiterte Suche öffnen Sie weitere Suchfelder.
Rechts von jedem Suchfeld weisen Sie über > Anzeige jedes Suchfeld der Einfachen oder Erweiterten Suche zu, um die für Sie wichtigen Felder standardmäßig angeboten zu bekommen.
Über > Werte festhalten geben Sie den Wert für einzelne Suchfelder vor, die standardmäßig vorbelegt werden sollen. Bsp.: nur Datensätze die einer Abteilung gehören
Über > Eingabe in diesem Feld beginnen legen Sie fest, dass der Cursor beim Öffnen der Suche immer direkt im gewählten Feld erscheint.
Suchen Sie Datensätze, die mehrere Bedingungen zugleich erfüllen („Und“)
Verschiedene Arten von Suchkriterien können miteinander verbunden werden, um die Suche einzugrenzen. Nur die Datensätze, die jedes der angegebenen Kriterien erfüllen, werden in der Ergebnisliste aufgeführt. Bsp.: „Veranstaltung“ UND „Mai 2018“ UND „Großer Saal“ UND „Status Warteliste“
Geben Sie verschiedene Suchbegriffe, Daten, Bearbeiter etc. ein.
Klicken Sie auf Suchen unten rechts im Suchfenster.
Gefunden werden nur Datensätze, die ALLE angegebenen Kriterien erfüllen.
Suchen Sie Datensätze, die mindestens eine von mehreren Bedingungen erfüllen („Oder“)
Manchmal müssen Datensätze nur eines von mehreren möglichen Merkmalen haben, oder es wird nach Kriterien gesucht, die sich sogar gegenseitig ausschließen. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf. Bsp.: „Hotel“ ODER „Restaurant“ im Postleitzahlenbereich „69“ ODER „68“
Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei Suchen > Neue Suche.
Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
Geben Sie dann eine weitere Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei Suchen > Suchergebnis vergrößern.
Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
Schließen Sie Datensätze aus, die bestimmte Merkmale haben („Aber nicht“)
Wenn die Menge der Suchergebnisse nachträglich eingeschränkt werden soll, können Datensätze aufgrund bestimmter Kriterien gezielt ausgeschlossen werden. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf. Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NICHT die, die schon den Newsletter bekommen haben
Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei Suchen > Neue Suche.
Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
Geben Sie dann eine weitere Suche ein und klicken Sie auf Suchen > Suchergebnis verkleinern.
Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
Schließen Sie Datensätze aus, die bestimmte Merkmale nicht haben („Aber nur“)
Wenn die Menge der Suchergebnisse nachträglich eingeschränkt werden soll, können auch Datensätze ausgeschlossen werden, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. So können auch nachträglich noch zusätzliche Suchkriterien (Und-Suche) eingeführt werden. Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NUR die, die schon den Newsletter bekommen haben
Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf Suchen > Neue Suche.
Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
Geben Sie dann eine weitere Suche ein und klicken Sie auf Suchen > Schnittmengezum Suchergebnis.
Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
Manche Suchen werden regelmäßig gleich durchgeführt. Um insbesondere komplexe Suchen nicht jedes Mal neu zusammensetzen zu müssen, können diese Suchen gespeichert und wiederholt genutzt werden. Bsp.: alle aktuellen Kunden, die den Newsletter bestellt aber noch nicht bekommen haben
Klicken Sie auf Verlauf unten rechts im Suchfenster, um die letzten durchgeführten Suchen aufzurufen. Wie viele zuletzt geöffnete Datensätze gespeichert und hier angezeigt werden, legen Sie unter Optionen > Einstellungen > Zuletzt geöffnete Datensätze fest.
Die Liste der letzten Suchen ist chronologisch geordnet. Details der Suche werden angezeigt, sobald der Mauszeiger auf einen Datensatz zeigt.
Wählen Sie für eine Suche Als Favorit speichern, um zu verhindern, das eine Suche aus der Liste verschwindet, wenn sie ganz nach unten gerutscht ist.
Geben Sie einen Namen ein für die Suche ein. Favoriten erscheinen ganz oben auf der Verlaufsliste und werden nicht gelöscht.
Um eine Suche an einen anderen Benutzer weiterzugeben, speichern Sie die Suchschritte extern als SEA-Datei.
Führen Sie eine komplexe Suche durch wie oben beschrieben.
Lassen Sie die Suchergebnisse NICHT anzeigen
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei Suchen > Suchschritte speichern und speichern Sie die Suche unter einem sprechenden Namen auf einem externen Datenträger.
Um die gespeicherte Suche durchzuführen, öffnen Sie das Suchfenster und wählen Sie Suchen > Suchschritte laden > Suchergebnisse anzeigen.