Wie sende ich eine Personalanfrage an Mitarbeiter?
MITARBEITER ANFRAGE EINLEITUNG
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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- Kategorie: Wie sende ich eine Personalanfrage an Mitarbeiter?
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Dienstanfragen an Mitarbeiter können über E-Mail, Brief oder SMS versandt werden. Die Details zum E-Mail und SMS-Versand werden in Abstimmung mit Ihrem Bp Event-Betreuer bei der Einrichtung der Software unter Administration > Einstellungen > E-Mail festgelegt.
Wählen Sie die Mitarbeiter, die Sie anfragen wollen
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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Auf der linken Seite des Eingabefensters wählen Sie die Mitarbeiter aus, die die Anfrage bekommen sollen.
- Die Auswahlliste Rolle ist standardmäßig auf alle Rollen eingestellt. In der Personalliste am linken Rand des Fensters erscheinen alle Mitarbeiter.
- Wählen Sie nur eine bestimmte Rolle aus, um die Liste auf die Mitarbeiter zu begrenzen, die diese Rolle zugewiesen haben.
- Filtern Sie über Personaldetails die Mitarbeiter genauer nach Leistungsstufe, Fahrerlaubnis, Sprachkenntnissen etc. In der Liste der Mitarbeiter erscheinen nur diejenigen, die alle eingestellten Eigenschaften haben.
- Der Farbcode gibt Auskunft über die Verfügbarkeit des Mitarbeiters:
- Rot -> krank oder nicht verfügbar
- Grün -> zu dieser VA bereits angefragt
- Gelb -> zu einer anderen VA angefragt
- Lila -> hat bereits Dienst
- Wählen Sie mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste für Mehrfachauswahl einen oder mehrere Mitarbeiter aus.
Öffnen Sie eine neue Personalanfrage
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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Personalanfragen können an einen oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig gesendet werden, zu einer bestimmten Veranstaltung oder einem gewählten Datum.
- Gehen Sie zu Basis > Mitarbeiter > Dienstplaner mit der Datenquelle Veranstaltung.
- Öffnen Sie das Anfragefenster mit Rechtsklick in die gewünschte Veranstaltung > Personal anfragen.
- Alternativ gehen Sie über Basis > Mitarbeiter > Anfragen > Neu und weisen ggf. über Veranstaltung > Suchen eine Veranstaltung zu.
- Die Veranstaltungsdetails und bestellten Personalrollen werden automatisch mit den Daten der gewählten Veranstaltung gefüllt und sind nicht selber eingebbar.
- Als Anfragezeitraum ist der Veranstaltungszeitraum vorbelegt, kann aber überschrieben werden. Wenn keine Veranstaltung ausgewählt ist, ist das Anfragedatum mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
Senden Sie die E-Mail / den Brief / die SMS
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- Geschrieben von Sabine Bauer
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Geben Sie den Text für E-Mail/Brief/SMS wie gewohnt direkt oder unter Verwendung einer Textvorlage ein (vgl. „Wie schreibe ich einen Brief?“).
- Wählen Sie ggf. in der horizontalen Werkzeugleiste des Textdokumentes eine Textvorlage für die Anfrage aus. Es werden nur Vorlagen vom Typ „Personalanfrage“ zur Auswahl angeboten.
- Hängen Sie über den Reiter Anhänge > Neu ggf. Dokumente an eine Anfrage an (vgl. „Wie erstelle ich einen E-Mail-Anhang?“).
Bsp.: Fragebogen für die Lohnbuchhaltung, Anfahrtsskizze. - Wählen Sie oben links zwischen Versand als Brief oder E-Mail oder SMS.
- Klicken Sie rechts daneben auf Anfrage senden bzw. Anfrage drucken.
- Alternativ senden Sie die Benachrichtigung an einen einzelnen Mitarbeiter über das Kontextmenü mit Rechtsklick > Anfrage mit Brief bzw. Anfrage mit E-Mail.
- Für einen einzelnen Mitarbeiter speichern Sie eine mündliche Anfrage ohne Korrespondenz über das Kontextmenü mit Rechtsklick > Anfrage.