Die Buchung von neuen Reservierungen in einer Öffentlichen Veranstaltung erfolgen über Reservierungslisten, die unter Bestellung angelegt werden.Ob die Reservierungen mit Eintrittskarten und Tischreservierungen verbunden sein sollen, legen Sie über die Reservierungsliste fest. Ausserdem stellen Sie ein, ob Buchungen nur über die Veranstaltung selbst oder auch über die Tischreservierung und/oder das Ticketing möglich sein sollen.
Öffnen Sie mit Rechtsklick auf Bestellung eine Neue Reservierungsliste.
Geben Sie der Liste einen aussagekräftigen Namen vor allem dann, wenn es mehrere Listen innerhalb einer Veranstaltung gibt.
Wenn für die Veranstaltung nur Namen aufgenommen aber keine Eintrittskarten ausgegeben werden sollen, wählen Sie in der horizontalen Leiste über dem Eingabefenster Ohne Tickets.
Wenn Tickets angeboten werden, wählen Sie aus derselben Auswahlliste die gewünschten Eintrittskarten aus. Die Liste ist nicht erweiterbar. Die Eintrittskarten werden zuvor als Ticketingartikel angelegt (vgl. „Legen Sie Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen an.“)
Um die Erstellung von Eintrittskarten zum Druck oder E-Mail-Versand zu aktivieren, wählen Sie in derselben Auswahlliste Eintrittskarten. Nur wenn der Menüpunkt fettgedruckt erscheint, können später Eintrittskarten erstellt werden.
Um die Anzahl der verkauften und noch verfügbaren Tickets besser im Blick zu behalten, geben Sie minimale und maximale Personenzahlen an. Bei Überschreitung der maximalen Personenzahl wird vor einer Überbuchung gewarnt.
Aktivieren Sie Platzvergabe, um direkt in der neuen Reservierung einen Tisch zuweisen zu können. Die Platzvergabe funktioniert nur, wenn dem gewünschten Raum in der Veranstaltung ein Tischplan mit Tischnummern zugewiesen ist.
Aktivieren Sie In Tisch-/Ticketreservierung anbieten, um auch den Mitarbeitern die Annahme von Reservierungen zu ermöglichen, die nur auf die Reservierungsübersichten Zugriff haben. In der Tischreservierung wird die Reservierungsliste nur angeboten, wenn zugleich die Platzvergabe aktiviert ist.
Für jede neue Gastbuchung legen Sie in der Reservierungsliste der Veranstaltung eine neue Reservierung an. Wenn die Liste entsprechend freigegeben ist, können Sie neue Reservierung auch über die Tischreservierung oder das Ticketing öffnen.
Klicken Sie auf Neu in der horizontalen Werkzeugleiste der gewünschten Reservierungsliste.
Geben Sie den Namen des Gastes und weitere Kontaktdaten an.
Für Veranstaltungen ohne Tickets geben Sie die Personenzahl ein.
Für Veranstaltungen mit Tickets ergibt sich die Anzahl der Personen aus der Anzahl der gebuchten Tickets und kann deshalb nicht frei eingegeben werden.
Öffnen Sie unten rechts im Eingabefenster unter Bestellung mit Linksklick auf die Tickets ein Auswahlfenster mit allen verfügbaren Tickets.
Geben Sie die jeweils benötigte Anzahl ein und bestätigen Sie mit Buchen.
Wenn die Platzvergabe aktiv ist, weisen Sie direkt oder später Tische zu.
Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen können mit ID und QR-Code auf Wunsch platzgenau ausgedruckt oder über E-Mail verschickt werden.
Aktivieren Sie für die gewünschte Veranstaltung die Option Eintrittskarten entweder in der Werkzeugleiste der Reservierungsliste über die Ticketauswahl oder im Ticketingartikel auf dem Reiter Ticketing mit der Option Eintrittskarten verwenden.
Wenn die Platzvergabe aktiviert ist, weisen Sie erst die Tische bzw. Plätze zu, bevor Sie Eintrittskarten erstellen.
Um Eintrittskarten für einzelne Reservierungen zu drucken, öffnen Sie die Reservierung und gehen Sie auf den Reiter Eintrittskarten.
Wenn keine platzgenaue Verteilung der Gäste an den Tischen gewünscht ist, wählen Sie Neu > Alle Eintrittskarten anlegen.
Um Tickets (Kind, Erwachsener) gezielt an einzelne Tische zu verteilen, wählen Sie in der Auswahlliste den gewünschten Tisch und die jeweils gewünschte Anzahl von Plätzen für Tickets einer Art.
Drucken oder mailen Sie die Tickets mit einer geeigneten Vorlage. Der Druckbefehl bezieht sich immer auf alle Eintrittskarten der Buchung.
Sobald die Karten gedruckt oder gesendet wurden, ändert sich der Status von "Neu" zu "Ausgestellt" und die Karten können nur noch storniert, nicht mehr gelöscht werden.
Um Eintrittskarten für mehrere Buchungen auf einer Reservierungsliste auszudrucken, gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Liste auf Verknüpfte Listen > Gästeliste.
Wählen Sie Aktionen auf der Liste > Fehlende Eintrittskarten erzeugen, dann Eintrittskarten ausdrucken bzw. per E-Mail versenden. Hinweis: Wenn die Platzvergabe aktiviert ist, müssen erst alle Tische zugewiesen sein.
Wie lege ich eine neue Veranstaltung an? (Übersicht)
Jede Veranstaltung muss ein Datum haben, damit sinnvolle Aussagen über die Verfügbarkeit von Räumen, Mitarbeitern und Ausrüstungsgegenständen gemacht werden können. Eine spätere Verschiebung ist möglich (vgl. Veranstaltung verschieben).
Geben Sie im obersten Teil des Veranstaltungsfensters direkt über das Eingabefenster oder mit Klick auf die Datumsauswahl ein Datum für den (ersten) Tag der Veranstaltung ein.
Für eine Mehrtagesveranstaltung* klicken Sie auf neben der Datumsauswahl und wählen Sie Tag hinzufügen.
Geben Sie eine Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung ein, eine Zeitangabe für das Ende ist optional.
Der Status von Veranstaltungen kann ausschlaggebend dafür sein, ob andere, überschneidende Aufträge oder Buchungen angenommen werden können oder nicht.
Wählen Sie rechts im obersten Teil des Veranstaltungsfensters aus der Auswahlliste den Status der Veranstaltung:
Tendenz: Es gibt eine Kundenanfrage und ein unverbindliches Angebot
Option: Es gibt eine Kundenanfrage und ein verbindliches Angebot
Definitiv: Es gibt ein verbindliches Angebot und eine mündliche Zusage des Kunden
Vertrag: Es gibt einen für beide Seiten verbindlichen Vertrag.
Storno: Die Veranstaltung wurde vom Kunden abgesagt.
Warteliste: Es gibt eine Kundenanfrage, aber die Durchführung kann wegen mangelnder Kapazitäten noch nicht zugesagt werden. Falls Kapazitäten frei werden, wird ein Angebot gemacht.
Abgeschlossen: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und abgerechnet.
Manche Statuseinstellungen müssen mit einem Statusdatum verbunden werden. Ab dem angegebenen Datum erscheint die Veranstaltung je nach Status im Kalender oder in der Wiedervorlage des Info Centers.
Erste Anfragen für Veranstaltungen kommen oft lange im Voraus, ohne dass der tatsächliche Termin schon wirklich festliegt. Um ein Angebot machen zu können, muss aber eine Veranstaltung angelegt werden. Wenn Sie diese als „Entwurf“ ohne festes Datum speichern, erscheint sie in diesem frühen Planungsstadium weder in Auswertungen noch in der Raumbelegung, um die weitere Planung nicht zu verfälschen oder zu behindern. Das im Entwurf angegebene Datum dient nur als Referenz, um Preise bzw. Abläufe ermitteln zu können.
Legen Sie eine neue Veranstaltung mit Datum an.
Wählen Sie mit Linksklick auf die Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen].
Das Datum wird gelb hinterlegt und die Veranstaltung als Entwurf gespeichert.
Entwürfe erscheinen nicht in der Raumbelegung, in Auswertungen oder in der Standardsuche. Suchen Sie Veranstaltungen ohne Datum über Veranstaltungen > Suchen > Veranstaltungsentwürfe.
Wenn das Datum der Veranstaltung feststeht, entfernen Sie den Status „Entwurf“ mit einem weiteren Linksklick auf Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen] und geben Sie das tatsächliche Datum ein.
Jede Veranstaltung muss mit einem verantwortlichen Veranstalter verknüpft sein.
Um eine vorhandene Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens des Veranstalters im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen. Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
Um alle vorhandenen Adressen aufzurufen, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten, aber nicht damit beginnen, geben Sie *Name ein. Die Suche ist phonetisch, findet also auch gleichlautende, anders geschriebene Namen. Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
Um einen neuen Veranstalter in der Datenbank anzulegen, geben Sie den Namen ein und klicken Sie bei Nachfrage auf Neue Adresse anlegen (vgl. „Wie lege ich eine neue Adresse an?“).
Um eine Veranstaltung anzulegen, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, geben Sie den Namen des Veranstalters ein und klicken Sie auf Name festhalten. Hinweis: Eine Veranstaltung, die nicht mit einer Adresse in der Datenbank verknüpft ist, kann nicht verrechnet werden.
Um die Person anzugeben, die tatsächlich im Verlauf der Veranstaltung zuständig sein wird, geben Sie den Namen unter Ansprechpartner vor Ort ein. Bsp.: Die Vorbereitungen zur Veranstaltung werden von Frau Meyer koordiniert, die aber vor Ort von ihrer Kollegin vertreten wird.
Tipp: Um von der Veranstaltung direkt zur Veranstalteradresse zu kommen, klicken Sie Adressesuchen vor dem Veranstalternamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.
Der Anlass entspricht dem Namen der Veranstaltung, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird.
Wählen Sie über aus der erweiterbaren Auswahlliste den Anlass für die Veranstaltung oder geben Sie über Liste ändern einen neuen Anlass ein. Bsp.: Hochzeit, Kongress, Jubiläum
Geben Sie im Eingabefeld ggf. einen Zusatz zum Anlass an. Bsp.: 60. Geburtstag, 7. Jahrestagung der Turngesellschaft Weinstetten
Speichern Sie die neue Veranstaltung über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Unten auf der Basisseite der Veranstaltung finden Sie das Eingabefenster Räume mit verschiedenen Möglichkeiten zur Raumauswahl über den kleinen Pfeil rechts neben Neu. Um alle Räume mit Angaben zu Größe und Kapazität bei verschiedenen Bestuhlungsarten zu sehen, wählen Sie Raumliste. Die Raumliste gibt keine Auskunft über schon vorhandene Buchungen.
Um den Stammdatensatz mit allen Informationen zu einem Raum zu sehen, gehen Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Raum zum Kontextmenü und wählen Sie Öffnen. Alternativ markieren Sie den Raum mit Linksklick und Öffnen über die Werkzeugleiste.
Buchen Sie einen Raum für den Veranstaltungszeitraum durch Doppelklick auf eine Zeile. Das Datum und die Uhrzeit der offenen Veranstaltung sind bereits vorbelegt.
Wenn Sie mehrere Räume gleichzeitig buchen möchten, markieren Sie sie in der Liste klicken Sie auf Übernehmen.
Speichern Sie die Änderungen über .
Bereits bestehende Raumbuchungen sehen Sie am besten in der Raumbelegung. Oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters stellen Sie die jeweils sinnvolle Ansicht ein.
Wählen Sie Übersicht, um eine Übersicht aller Buchungen für alle Räume im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) zu sehen. Buchen Sie einen Raum für die offene Veranstaltung durch Doppelklick auf die Zeile.
Wählen Sie Liste, um eine Auflistung aller Buchungen im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) zu sehen. Buchen Sie einen Raum für die offene Veranstaltung durch Doppelklick auf die Zeile.
Wählen Sie Zeitstrahl, um eine Auflistung aller Buchungen im eingestellten Zeitraum (1 bis 31 Tage) mit stundengenauen Zeitangaben zu sehen. Alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Raum erscheinen, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Raumnamen zeigen.
Filtern Sie mit auf bestimmte Raumgruppen, um die Ansicht übersichtlich zu halten.
Speichern Sie die Änderungen über .
Nicht immer entsprechen die Daten oder Zeiten der Gesamtveranstaltung auch genau denen für alle gebuchten Räume, deshalb können Räume einzeln angepasst werden.
Standardmäßig werden die für die Veranstaltung angegebenen Werte für Uhrzeiten und Personenzahlen in die Raumbuchung übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, wählen Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung Indiv. Zeit und Pers..
Standardmäßig werden Rüstzeiten aus den Stammdaten der Räume übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, wählen Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung Rüstzeiten.
Speichern Sie die Änderungen über .
Die Überbuchung von Räumen kann sinnvoll sein, beispielsweise um Veranstaltungen auf der Warteliste schon die richtigen Räumlichkeiten zuzuweisen. Trotzdem müssen die Überschneidungen rechtzeitig überprüft und beseitigt werden.
Um Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu finden, klicken Sie in der Veranstaltung im Raumbuchungsfenster auf Prüfen, wenn Überbuchungen für Ihren Betrieb überhaupt zulässig sind und/oder gemeldet werden sollen.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden.
Sobald Sie einen Veranstalter zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.
Sobald Sie einen Raum zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.
Wenn Buchungsvorschläge zu verschiedenen Datensätzen vorhanden sind, erscheint der jeweils verknüpfte Datensatz rechts oben im Bearbeitungsfenster. Bsp.: Es gibt Buchungsvorschläge zu der Adresse, zu einem gebuchten Raum und zu einem gebuchten Artikel.
Wechseln Sie zwischen den Buchungsvorschlägen aus verschieden Datensätzen mit . Alle Buchungsvorschläge zu einem Datensatz erscheinen untereinander.
Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit Buchen.
Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf und bestätigen Sie mit Buchen.
Die Buchungsvorschläge werden in den gewählten Vorgang übernommen und für diese Veranstaltung aus der Liste entfernt.
Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie Buchen(Vorschlag behalten).
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.
Schliessen Sie das kleine Fenster mit den Vorschlägen mit Klick auf Schliessen oben rechts. Die Vorschläge bleiben erhalten, werden aber nicht direkt in einen Vorgang eingefügt.
In der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung erscheint ein neues Icon Buchungsvorschläge anzeigen.
Klicken Sie auf Buchungsvorschläge anzeigen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die vorgeschlagenen Artikel zurückzugreifen.
Alternativ rufen Sie zurückgestellte Vorschläge mit Rechtsklick > Buchungsvorschläge anzeigen in der Artikelliste eines Vorgangs auf.
Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie Buchen(Vorschlag behalten).
Buchungsvorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn sie nicht vor Schliessen des Datensatzes gebucht werden.
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.
Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Buchungsvorschlag löschen.
Abgelehnte Vorschläge werden dann in dieser Veranstaltung nicht mehr über Buchungsvorschläge anzeigen angeboten.
Wenn keine offenen Vorschläge mehr vorhanden sind, verschwindet das Icon aus der Werkzeugleiste.
Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.
Buchungsvorschläge zu Artikeln können in der Vorgangsartikelliste weiterhin über Rechtsklick > Buchungsvorschläge anzeigen aufgerufen werden.
Legen Sie eine Veranstaltung aus der Raumbelegung an
Viele Mitarbeiter überprüfen als erstes, ob zum angefragten Termin überhaupt die gewünschten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Auch aus einer Raumbelegung heraus können Sie eine Veranstaltung anlegen.
Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Veranstaltungen, und wählen Sie Raumübersicht.
Eine Auflistung der verfügbaren Räume öffnet sich als Übersicht, Liste oder Zeitstrahl. Speichern Sie Ihre bevorzugte Darstellungsart über oben rechts in der Werkzeugleiste des Eingabefensters als Standardsicht.
Doppelklicken Sie auf den gewünschten Raum um entweder eine neue Veranstaltung oder eine Veranstaltung aus Vorlage anzulegen.
Folgen Sie denselben Schritten wie unter „Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?“ beschrieben.
Tipp: Wenn die gerade gebuchten Räume nicht in der Raumübersicht erscheinen, haben Sie die Veranstaltung noch nicht neu gespeichert. Speichern Sie und rufen Sie die Raumübersicht erneut auf, klicken Sie evtl. auf Aktualisieren.
Eine Veranstaltung kann in einem Zusammenhang mit anderen Veranstaltungen stehen, die über die Zuordnung zu Gruppen deutlich wird.
Anlassgruppen bezeichnen die Art von Veranstaltung, um die es sich handelt. Weisen Sie die Veranstaltung einer Anlassgruppe zu, um statistische Auswertungen oder auch die Zuweisung von Vorlagen zu erleichtern.
Weisen Sie die Anlassgruppe über die erweiterbare Auswahlliste zu.
Veranstaltungsgruppen fassen unterschiedliche Veranstaltungen zusammen, die gemeinsam angeboten, bestellt oder abgerechnet werden sollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppen-Nr., um automatisch die Veranstaltungsnummer zur Gruppennummer zu machen.
Geben Sie diese Gruppennummer manuell bei den anderen Veranstaltungen ein, die gemeinsam verbucht werden sollen.
Manchmal ist der Besteller nicht zugleich der Veranstalter.
Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, klicken Sie auf Besteller und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson. Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Sekretärin in Auftrag gegeben, aber von der Verkaufsabteilung durchgeführt.
Um eine abweichende Bestelleradresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Agentur May in Auftrag gegeben.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Manchmal soll die Rechnung an eine andere Person oder Firma geschickt werden.
Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, geben Sie den Namen des Veranstalters in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson. Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird von der Verkaufsabteilung durchgeführt, aber die Rechnung geht direkt an die Finanzabteilung.
Um eine abweichende Rechnungsadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson. Bsp.: Der Veranstalter ist eine Filiale vor Ort, die Rechnung geht aber an die Hauptstelle der Firma.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Manchmal findet die Veranstaltung weder in den eigenen Räumlichkeiten noch am Firmensitz statt.
Um die Anschrift der Firma als Lieferort auszuwählen, klicken Sie auf Lieferadresse und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
Um eine abweichende Lieferadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson. Bsp.: Der Veranstalter ist eine Firma in Worms, die Lieferung geht aber an den Messestand in Frankfurt.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Je früher Kundenwünsche geäußert und festgehalten werden, desto einfacher ist es, sie zu erfüllen.
Halten Sie auf der Basisseite der Veranstaltung unter Erste Absprache interne Informationen für Mitarbeiter fest. In diesem Feld erscheint auf Nachfrage auch die Information aus dem Feld Info Veranstaltung aus der Veranstalteradresse. Bsp.: Die Information, dass der Veranstalter sich eine bestimmte Dekoration wünscht, wird in der Ersten Absprache festgehalten.
Im Feld Vereinbarung werden besondere Wünsche für Kundenausdrucke niedergelegt. Bsp.: Eine Festlegung bezüglich des Veranstaltungsendes gehört in die Vereinbarung.
Wenn die Veranstaltung für eine bestimmt Person wie ein Brautpaar, eine Konfirmandin oder einen Jubilar ausgerichtet wird, halten Sie im Feld Für wen den oder die Namen fest, um sie später auf Ausdrucken verwenden zu können.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Weisen Sie die Veranstaltung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu.
Wählen Sie auf der Basisseite der Veranstaltung aus der Auswahlliste den verantwortlichen Bearbeiter für die Veranstaltung. Standardmäßig ist das Feld mit dem Benutzer vorbelegt, der die Veranstaltung anlegt, diese Einstellung kann aber überschrieben werden.
Weisen Sie ggf. einen unterschriftsberechtigten Mitarbeiter zu, der nicht notwendigerweise Bp Event-Benutzer sein muss.
Preisentscheidungen können für jeden gebuchten Artikel, aber auch die gesamte Veranstaltung getroffen werden.
Wählen Sie eine Preisschiene für die Veranstaltung, die auf alle gebuchten Artikel angewendet wird.
Geben Sie im Feld Rabatt eine Prozentzahl für Rabatte oder Aufschläge, die für die gesamte Veranstaltung gilt. Aufschläge werden als negative Zahlen (-15), Preisnachlässe als positive Zahlen (15) angegeben. Bsp.: Der Veranstalter bekommt als Stammgast 10% Nachlass auf alle Leistungen.
Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Veranstaltungen, die in regelmäßigen Abständen immer wieder statfinden, müssen nicht jedesmal neu angelegt werden. Eine einmal angelegte Veranstaltung wird stattdessen auf die weiteren Termine kopiert.
Legen Sie eine neue Veranstaltung an (vgl. "Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?")
Öffnen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über den kleinen Pfeil neben Speichern die Funktion Speichern und kopieren. Das Eingabefenster für Serienkopien öffnet sich.
Wählen Sie im oberen Teil des Fensters, an welchen Tagen die Veranstaltung wiederholt werden soll.
Gehen Sie über Reiter Zeitraum, wenn die Veranstaltung innerhalb eines bestimmten Zeitraums täglich oder wöchentlich am selben Wochentag wiederholt werden soll. Bsp.: Jeden Montag im Advent findet eine Frühstücksveranstaltung statt.
Gehen Sie über den Reiter Liste von Tagen, wenn die Veranstaltung an bestimmten Tagen in unregelmäßigen Abständen wiederholt werden soll. Bsp.: Der Vereinsvorstand tagt am 24.7., 26.8., 21.9.
Gehen Sie über den Reiter Wochentage, wenn die Veranstaltung innerhalb eines bestimmten Zeitraums an mehreren Wochentagen wiederholt werden soll. Bsp.: Jeden Freitag und Samstag im Advent gibt es eine Glühweinprobe.
Wählen Sie den Status, den die Kopien haben sollen.
Wählen Sie im unteren Teil des Fensters, welche der originalen Veranstaltungsdaten mitkopiert werden sollen.
Wie lege ich eine Veranstaltung aus Vorlage an? (ÜBERSICHT)
Ein Eingabefenster mit den wichtigsten Feldern, die angepasst werden müssen, öffnet sich automatisch.
Geben Sie mindestens das neue Datum und die Veranstalteradresse ein und füllen Sie weitere Pflichtfelder aus.
Die Basisseite der neuen Veranstaltung öffnet sich. Je nach ausgewählter Vorlage sind weitere Felder wie Anlass oder Angaben zu Räumen, Vorgängen oder Abläufen bereits vorbelegt, können aber überschrieben oder gelöscht werden.
Wenn eine Veranstaltung angelegt ist, bietet die Veranstaltungssuche verschiedene Möglichkeiten, um schon vorhandene Daten wiederzufinden.
Um eine Veranstaltung aufzurufen, die Sie erst vor kurzem bearbeitet haben, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Veranstaltungen, und wählen Sie Zuletzt geöffnet. Legen Sie unter Optionen > Einstellungen fest, wie viele Einträge in der Liste der zuletzt geöffneten Datensätze gezeigt werden sollen.
Eine Veranstaltung, die Sie vor längerer Zeit bearbeitet haben, finden Sie über den kleinen Pfeil neben Veranstaltungen > Suchen > Veranstaltung. Alternativ können Sie auch nach Vorgängen oder Vorgangsartikeln suchen.
Suchen Sie die Veranstaltung über Datum, Suchwort oder Status, oder auch über verknüpfte Daten wie Veranstalter, Raumbuchungen oder Angebote.
Wählen Sie aus der Ergebnisliste die gesuchte Veranstaltung mit Doppelklick aus.
Viele Einzelheiten der Veranstaltung ergeben sich erst im Laufe der Organisation. Erfassen Sie alle wichtigen Informationen dort, wo sie von allen Mitarbeitern wiedergefunden werden.
Wählen Sie in der Veranstaltungsnavigation links unter der Basisseite der Veranstaltung den Reiter Details. Welche Felder auf der Detailseite erscheinen sollen, bestimmt Ihr Betrieb in Abstimmung mit Ihrem Bp Event-Betreuer bei der Einrichtung der Software.
Um das Datum der Veranstaltung später zu ändern, klicken Sie auf der Basisseite der Veranstaltung auf neben der Datumsauswahl und wählen Sie Tag verschieben.
Alternativ gehen Sie in das Datumsfeld und geben Sie das neue Datum ein .
Bestätigen Sie die Sicherheitsrückfrage mit Ändern.
Bereits zugewiesene Räume müssen manchmal geändert werden.
Gehen Sie zu Veranstaltungen >Raumübersicht.
Wählen Sie die Übersicht oder den Zeitstrahl für den gewünschten Tag.
Klicken Sie die Raumbuchung an und ziehen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste auf den neuen Raum.
Bestätigen Sie die Sicherheitsrückfrage mit Verschieben. Hinweis: Geöffnete Veranstaltungen können nicht so verschoben werden. Schließen Sie die betroffene Veranstaltung, bevor Sie sie in der Raumübersicht verschieben.
Prüfen Sie über in der Werkzeugleiste des Raumbuchungsfensters in der Veranstaltung auf Überschneidungen bei Raumbuchungen.
Ändern Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig (Veranstaltungsabgleich)
Führen Sie Änderungen in Serienveranstaltungen nur einmalig durch und übernehmen Sie sie in alle weiteren Veranstaltungen der Serie.
Achtung: Beim Veranstaltungsabgleich werden alle Einzelheiten der Vorlage mit Ausnahme des Datums und der Veranstaltungsnummer vollständig und endgültig übernommen.
Fügen Sie in einer Veranstaltung der Serie die gewünschten Änderungen ein (Raum, Zeiten, Personenzahl, bestellte Artikel etc.) und speichern Sie die Veranstaltung.
Rufen Sie über Veranstaltung > Suchen die gewünschten weiteren Veranstaltungen auf.
Markieren Sie mit gedrückter Strg Taste und Linksklick, einen oder mehrere Treffer aus der Liste .
Mit Rechtsklick > Filter oder Ausgewählte anzeigen bzw. entfernen grenzen Sie Ihre Auswahl an Veranstaltungen ggf. noch präziser ein.
Markieren Sie in der Liste der verbliebenen Veranstaltungen mit Linksklick die geänderte Veranstaltung, deren Einzelheiten (mit Ausnahme von Datum und VA-Nr.) auf alle anderen übernommen werden sollen.
Wählen Sie im Aufklappmenü in der Werkzeugleiste aus den Aktionen auf der Liste > Veranstaltungen abgleichen.