Wie bestelle ich Verbrauchsartikel ohne Veranstaltungsbezug?

Nicht jeder Einkauf hat einen Bezug zu einer konkreten Veranstaltung, beispielsweise Bestellungen von Reinigungsmitteln, Uniformen oder Hauswein. Diese unverknüpften Einkäufe erscheinen nicht in der Einkaufsübersicht, sondern sind nur über  Basis >  Einkauf >  Suche oder die  Adresse des Lieferanten >  Einkauf >  Lieferungen zu finden.

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Verkaufsartikel, aber auch reine Komponenten (Produktionsartikel oder Zutaten), müssen erst für den Einkauf aktiviert werden, wenn der Artikel in der Liste der möglichen Einkaufsartikel oder der Bedarf in der Einkaufsübersicht erscheinen soll.

1. Öffnen Sie den gewünschten Artikel.
2. Klicken Sie in der seitlichen Artikelnavigation auf  Zusatzinfos. Ein Eingabefenster für Lieferantenartikel öffnet sich.
3. Aktivieren Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Reiters Lieferantenartikel die Schaltfläche  Einkauf.
4. Um im Einkauf noch genauer zu filtern, aktivieren Sie die Schaltfläche  Lagerartikel bei allen Artikeln, die grundsätzlich in größeren Mengen im Lager vorhanden sind
   Beispiel: Salz, Pfeffer, Mehl etc.
5. Geben Sie einen oder mehrere Lieferantenartikel mit Preise an (vgl. „Legen Sie Lieferantenartikel an“).
6. Speichern Sie über .

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Ein Einkauf betrifft immer genau einen Lieferanten, kann aber mehrere Lieferungen zu unterschiedlichen Lieferorten und -zeiten umfassen, die auch einen unterschiedlichen Bearbeitungsstatus haben können.

1. Gehen Sie zum Reiter  Basis >  Einkauf >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
2. Eine Liste aller Lieferanten öffnet sich (vgl. „Wie lege ich einen Lieferanten an?“)
3. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten mit Doppelklick.
4. Ein neuer Einkauf öffnet sich.
5. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste den Namen der Einkaufsbestellung aus.
6. Um den Einkauf mit einer Veranstaltung zu verknüpfen, klicken Sie auf dem Reiter  Basis im Fenster "Veranstaltungen" auf Neu und wählen Sie eine vorhandene Veranstaltung aus oder legen Sie eine neue an. Wenn die Veranstaltung einen Vorgang enthält, für den der Einkauf aktiviert ist, erscheint diese zum gegebenen Datum in der  Einkaufsübersicht.
7. Speichern Sie über  oben links im Eingabefenster.

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Für jede einzelne Lieferung des Lieferanten werden eigene Angaben zu Lieferung, Retouren sowie Kostenstelle gemacht. Jede Lieferung umfasst eigene Bestellpositionen und hat unabhängig von den anderen Lieferungen einen Bearbeitungsstatus.

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf  Neu und wählen Sie eine Lieferung mit dem gewünschten Status (von unverbindlicher Anfrage bis zu Rechnung).
2. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste den Namen der Lieferung aus.
3. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste die Kostenstelle für die Einkaufsbestellung.
4. Geben Sie Ort und Datum der Lieferung ein.
5. Geben Sie für Miet- und Personalartikel unbedingt das Retourendatum ein (Pflichtfeld).
6. Speichern Sie über  oben links.
   Hinweis: Solange die Liefrung nicht gespeichert ist, werden die wählbaren Artikel aus dem Sortiment des Lieferanten nicht angezeigt.

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Im Eingabefenster Positionen können die gewünschten Artikel eingefügt werden, sobald die Lieferung gespeichert ist. Es werden nur die Artikel zur Auswahl angeboten, die für den ausgewählten Lieferanten als Lieferantenartikel angelegt sind (vgl. „Wie lege ich einen Lieferantenartikel an?“

1. Klicken Sie auf Positionen >  Neu im rechten unteren Bereich des Eingabefensters.
2. Eine Liste aller Artikel dieses Lieferanten öffnet sich.
3. Wählen Sie den Artikel mit Doppelklick. Wählen Sie mehrere Artikel mit gedrückter Strg Taste, Linksklick und  Übernehmen.
4. Tragen Sie in der Spalte Anzahl (der Verpackungseinheiten) bzw. Menge (der Inhaltseinheit) der Artikel ein. Die im Lieferantenartikel angegebenen Verpackungseinheiten werden berücksichtigt und aufgerundet.
5. Speichern Sie über .

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Bestellungen beim Lieferanten erfolgen meistens schriftlich per E-Mail oder Fax. Markieren Sie mit der linken Maustaste eine einzelne Lieferung, um nur diese zu senden, oder gehen Sie auf Basis, um alle Lieferungen an den Lieferanten zu senden.

1. Klicken Sie auf  Senden >  Brief / E-Mail schreiben und wählen Sie eine Vorlage (vgl. „Wie sende ich eine E-Mail?“
2. Klicken Sie auf  Senden >  Drucken, um ein Fax auszudrucken und zu senden.
   Hinweis: Sobald eine Lieferung gesendet wurde, erhält sie eine Nummer und kann nicht mehr geändert werden.

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Vorhandene Artikel in Lieferungen, die bereits gesperrt sind, können in neue Lieferungen hineinkopiert werden.

1. Öffnen Sie mit Linksklick auf die gewünschte Lieferung in der seitlichen Navigationsleiste die Liste der Positionen.
2. Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschten Artikel.
3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über dem Fenster Positionen  Neue Lieferung anlegen und wählen Sie den gewünschten Status.
4. Geben Sie der neuen Lieferung einen Namen, Mengenangaben etc. (vgl. „Legen Sie eine neue Lieferung an“).

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Telefonische Bestellungen werden als Kontaktnotiz* festgehalten.

1. Klicken Sie auf  Senden >  Kontaktnotiz. Das Eingabefenster der Kontaktnotiz öffnet sich und übernimmt automatisch Daten aus der Bestellung.
2. Geben Sie den Ansprechpartner ein und schreiben Sie Details zur Bestellung in das Bemerkungsfeld.
3. Speichern Sie über .

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Eine Lieferung ändert ihren Status, wenn sie weiterbearbeitet wird. Der Status wird manuell vergeben, und es muss nicht unbedingt jeder Status durchlaufen werden.

1. Öffnen sie die Lieferung über die  Lieferantenadresse >  Einkauf >  Lieferungen.
2. Alternativ finden Sie die Lieferung über  Einkauf >  Suche.
3. Mit Rechtsklick auf die Lieferung in der linken Navigationsleiste weisen Sie einen neuen Status zu.
4. Sobald der Status geändert wird, entsteht ein neuer Vorgang, der den älteren Vorgang enthält und unabhängig davon geändert werden kann.
   Hinweis: Nur der jeweils letzte Vorgang kann geändert werden, alle anderen Vorgänge sind gesperrt.

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Weichen die tatsächlich gelieferten Waren in Art, Menge oder Preis von der Bestellung ab, können Sie die Daten im Vorgang anpassen.

1. Fügen Sie im Eingabefenster Positionen neue Artikel hinzu.
2. Ändern Sie die Menge oder Anzahl in den entsprechenden Spalten.
3. Ändern Sie den Preis der gelieferten Ware in der Spalte EK. Um den neuen Preis in den Lieferantenartikel zu übernehmen, bestätigen Sie die Nachfrage Neuen Preis übernehmen oder wählen Sie Preise im Lieferantenartikel anpassen.

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