Zeitplanung

Je nach Aufgabenbereich oder konkretem Anliegen können verschiedene Kalenderdarstellungen sinnvoll sein.

1. Gehen Sie über den Schnellzugriff links auf der Funktionsleiste zum  Info Center. Der Reiter Kalender öffnet sich.
2. Legen Sie in der Seitenleiste den gewünschten Zeitraum auf ein bis sieben Tage fest.
3. Wählen Sie ganz links in der horizontalen Werkzeugleiste Ihre bevorzugte Ansicht:
   1. Die Kalenderansicht zeigt wie ein gebräuchlicher Tischkalender einen Tag pro Spalte, mit Stundenangaben in 30-Minuten-Intervallen. Ganztägige Einträge erscheinen ganz oben in der Spalte. Die verschiedenen Datenquellen werden gruppiert und nebeneinander gezeigt.
   2. In der  Zeitstrahlansicht sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal nebeneinander angeordnet. Die verschiedenen Datenquellen erscheinen gruppiert und untereinander.
   3. In der  Kalenderliste werden Tage und Zeiten in einer Spalte chronologisch sortiert, jeweils beginnend mit ganztägigen Einträgen.
   4. Die  Tage-Tabelle zeigt alle Einträge sortiert nach Datenquelle mit einer Spalte pro Tag. Die Zeitangaben finden sich in den einzelnen Einträgen.
   5. Die  Monatsübersicht zeigt alle Einträge für einen Kalendermonat in sieben Spalten. Pro Tag finden sich alle gewählten Datenquellen in chronologischer Reihenfolge. Die genauen Uhrzeiten und die Art der Datenquelle sind im Einzeleintrag ersichtlich.

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Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie sich nur die Informationen im Kalender anzeigen lassen, die für Sie von Bedeutung sind.

1. Öffnen Sie in der horizontalen Leiste über dem Kalender mit Klick auf Datenquellen das Aufklappmenü.
2. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste alle gewünschten Datenquellen, und klicken Sie auf Übernehmen.
   Bsp.: Lassen Sie sich nur Veranstaltungen und Dienstpläne anzeigen.

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Klicken Sie in der Werkzeugleiste die einzelnen Datenquellen, um Möglichkeiten zum Filtern, Ausblenden oder zum Wechsel zu Listen angeboten zu bekommen.

1. Um eine Datenquelle nach weiteren Kriterien zu filtern, klicken Sie auf die Datenquelle und wählen Sie  Filter und aus dem Aufklappmenü den gewünschten Status, Benutzer oder Raum.
   Bsp.: Lassen Sie sich die Dienste eines ausgewählten Mitarbeiters, die Aktivitäten einer Benutzergruppe oder Veranstaltungen mit eine bestimmten Status anzeigen.
2. Um zur Standardliste zu wechseln, klicken Sie die Datenquelle und wählen Sie die gewünschte Liste aus dem Aufklappmenü aus.
3. Klicken Sie auf , um nur Ihre eigenen Daten angezeigt zu bekommen.

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Jeder Kalendereintrag besteht aus Überschrift und Details. Welche Informationen genau in Überschrift und Details wiedergegeben werden, wird bei der Einrichtung der Standardliste festgelegt.

1. Standardmässig wird im Kalender nur die Überschrift eines Kalendereintrages gezeigt. Weitere Einzelheiten erscheinen im Detailfenster in der Seitenleiste, sobald ein Kalendereintrag angeklickt wird, oder, bei Zeitstrahldarstellung, sobald die Maus darauf zeigt.
2. Um die Details direkt im Kalender anzeigen zu lassen, aktivieren Sie in der horizontalen Leiste über dem Kalender Details anzeigen.

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Bestimmte Informationen braucht man immer wieder, auch wenn zwischenzeitlich andere Kalendersichten sinnvoll werden können. Deshalb ist es sinnvoll, verschiedene Sichten für den späteren Gebrauch zu speichern.

1. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen zu Datenquellen, Filtern und Ansichten vor.
2. Wählen Sie Sichten >  Speichern, um Ihre aktuellen Einstellungen entweder unter einem neuen ( Neuanlage) oder bereits vorhandenen Namen zu speichern.
3. Entscheiden Sie, ob die neue Sicht nur für Sie persönlich ( Benutzersicht) oder für eine ganze Gruppe ( Gruppensicht) zugänglich sein soll.
4. Geben Sie der neuen Sicht einen Namen. Sobald Sie den Namen bestätigt haben, wird die neue Sicht im Aufklappmenü unter Sichten angeboten.
5. Um eine neue Sicht direkt nach dem Öffnen des Programmes zu sehen, wählen Sie die Option Nach Anmeldung öffnen.

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Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie sich nur die Informationen in der Wiedervorlage anzeigen lassen, die für Sie von Bedeutung sind. Die Wiedervorlage ist immer chronologisch sortiert, mit je einer Spalte pro Datenquelle.

1. Öffnen Sie in der horizontalen Leiste über der Wiedervorlage mit Klick auf Datenquellen das Aufklappmenü. Hier werden andere Datenquellen angeboten als im Kalender.
2. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste alle gewünschten Datenquellen, und klicken Sie auf Übernehmen.
   Bsp.: Lassen Sie sich nur Kontaktnotizen und Geburtstage anzeigen.

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Klicken Sie in der Werkzeugleiste der Wiedervorlage auf die einzelnen  Datenquellen, um Möglichkeiten zum Filtern, Ausblenden oder zum Wechsel zu Listen angeboten zu bekommen.

1. Um eine Datenquelle nach weiteren Kriterien zu filtern, klicken Sie auf die Datenquelle und wählen Sie Filter und aus dem Aufklappmenü den gewünschten Status, Benutzer oder Raum.
2. Um zur Standardliste zu wechseln, klicken Sie die Datenquelle und wählen Sie die gewünschte Liste aus dem Aufklappmenü aus.
3. Klicken Sie , um nur Ihre eigenen Daten angezeigt zu bekommen.

- schließen

Bestimmte Informationen braucht man immer wieder, auch wenn zwischenzeitlich andere Kalendersichten sinnvoll werden können. Deshalb ist es sinnvoll, verschiedene Sichten für den späteren Gebrauch zu speichern.

1. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen zu Datenquellen, Filtern und Ansichten vor.
2. Wählen Sie Sichten >  Speichern, um Ihre aktuellen Einstellungen entweder unter einem neuen ( Neuanlage) oder bereits vorhandenen Namen zu speichern.
3. Entscheiden Sie, ob die neue Sicht nur für Sie persönlich ( Benutzersicht) oder für eine ganze Gruppe ( Gruppensicht) zugänglich sein soll.
4. Geben Sie der neuen Sicht einen Namen. Sobald Sie den Namen bestätigt haben, wird die neue Sicht im Aufklappmenü unter Sichten angeboten.
5. Um eine neue Sicht direkt nach dem Öffnen des Programmes zu sehen, wählen Sie die Option Nach Anmeldung öffnen.

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Die Raumbelegung ermöglicht einen schnellen Überblick über freie und gebuchte Räume.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  neben Veranstaltungen, und wählen Sie  Raumbelegung.
3. Die Basisseite der Raumübersicht öffnet sich mit dem aktuellen Datum.
4. Die Raumbelegung öffnet sich als Übersicht, Liste oder Zeitstrahl. Wählen Sie die Sicht oben links in der horizontalen Leiste des Fensters.

a. Wählen Sie  Übersicht (Shift+F5), um eine karteikartenähnliche Übersicht aller Buchungen für alle Räume zu sehen. Die verschiedenen Raumgruppen sind farblich  gekennzeichnet.

b. Wählen Sie  Liste (Shift+F7), um eine Auflistung aller Buchungen zu sehen. Sowohl verschiedene Raumgruppen als auch unterschiedlicher Veranstaltungsstatus sind farblich gekennzeichnet.

c. Wählen Sie  Zeitstrahl (Shift+F6), um eine Auflistung aller Buchungen mit stundengenauen Zeitangaben zu sehen. Alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Raum erscheinen, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf den Raumnamen zeigen. Sowohl verschiedene Raumgruppen als auch unterschiedlicher Veranstaltungsstatus sind farblich gekennzeichnet.

Hinweis: Raumdetails werden nur angezeigt, wenn sie bei  Administration >  Räume angegeben sind.

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Schränken Sie Ihre Suche auf ein festes Datum, einen gewissen Zeitraum oder einen bestimmten Wochentag ein.

1. Um alle Buchungen an einem bestimmten Datum anzuzeigen, geben Sie über die  Datumsauswahl oder durch direkte Eingabe im Datumsfeld einen Tag an.
2. Um einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen, wählen Sie über die Auswahlliste die gewünschte Anzahl an Tagen ab dem gewählten Startdatum. Es werden höchstens 31 Tage angezeigt.
3. Um alle Buchungen für einen bestimmten Wochentag anzuzeigen, aktivieren Sie oben rechts das Feld 1 Wochentag. Gezeigt wird der Wochentag des gewählten Datums, die Anzahl der gewählten Tage entspricht dann der Anzahl der Wochen.
   Beispiel: Freitag, 14.10.2016 > 5 Tage> 1 Wochentag Ergebnis: Gezeigt werden Freitag der 14.10., 21.10., 28.10., 04.11. und 11.11.

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Filtern Sie die angezeigten Räume nach Art, Buchungsstatus oder Größe.

1. Um nur eine bestimmte Art von Räumen anzuzeigen, wählen Sie über die nächste Auswahlliste Alle Raumgruppen oder eine bestimmte Gruppe aus.
2. Um nur freie bzw. belegte Räume anzuzeigen, wählen Sie über die nächste Auswahlliste die Verfügbarkeit der Räume.
3. Um nur Räume einer bestimmten Größe anzuzeigen, geben Sie unter Kapazität eine minimale bzw. maximale Personenzahl ein. Hinweis: Sie können nur nach Raumkapazität filtern, wenn unter  Administration >  Räume Personenzahlen angegeben sind.
4. Um Ober- oder Unterräume anzuzeigen aktivieren Sie das Feld Über-/Unterräume.

Hinweis: Sie können nur nach Raumkapazität filtern, wenn diese unter  Administration >  Räume eingegeben wurden. Wenn Sie Über-/Unterräume angelegt haben, muss das Feld in Ihrer Standardeinstellung immer aktiviert sein.

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Wenn Sie häufig dieselben Filter setzen müssen, um bestimmte Räume oder Zeiten zu suchen, speichern Sie diese Einstellungen als Standard.

1. Wählen Sie eine bevorzugte Sicht ( Übersicht,  Liste oder  Zeitstrahl).
2. Wählen Sie Ihre bevorzugten Räume.
3. Wählen Sie einen Standardzeitraum
4. Wählen Sie  Einstellung speichern.
5. Die Raumbelegung öffnet sich ab sofort mit den gespeicherten Einstellungen.

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