Kommunikation: Briefe, E-Mails und Interne Nachrichten

Manche externen Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten werden immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht.

1. Öffnen Sie auf dem Reiter Vorlagen > Dokumente > Neu ein neues Dokumentenpaket.
2. Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
3. Wählen Sie aus der Auswahlliste, welche Benutzer oder Benutzergruppen Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
4. Standardmäßig ist oben rechts im Fenster der Ablageort Allgemeine Dokumente vorbelegt. Wenn das Paket nicht in die Ablage Allgemeine Dokumente gespeichert werden soll, entfernen Sie das Häkchen. Das Paket ist in diesem Fall nur noch über den Paketnamen zu finden, da es keinen Ablageort hat.
5. Klicken Sie auf Neu >  Dateien anhängen, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
   Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf den oberen Bereich des Eingabefensters und lassen die linke Maustaste los.
6. Klicken Sie auf Neu >  Allgemeine Dokumente anhängen, um bereits existierende Dokumente aus demselben Ordner zu übernehmen.
7. Speichern Sie über .

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Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.

1. In der  Veranstaltung öffnen Sie über die horizontale Werkzeugleiste über Neu aus >  Dokumentenpaket ein neues Dokumentenpaket
2. In der Adresse gehen Sie auf den Reiter Info Center und wählen Datenquellen > Dokumente. Dann öffnen Sie über Neu > Dokumentenpaket ein neues Paket.
3. Zu E-Mails und  Internen Nachrichten legen Sie die Dokumente unter dem Reiter Anhänge ab.
4. Im  Artikel, im Projekt und im Termin gehen Sie auf den Reiter Dokumente > Neu, ebenso für Szenarien und Einträge im Ereigniskalender.
5. Speichern Sie über .

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Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.

1. Öffnen Sie das existierende  Dokumentenpaket.
2. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste.
3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Listenfensters auf Kopieren >  In ein anderes Paket kopieren.
4. Wählen Sie Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
5. Wählen Sie Suche Dokumentenpaket, um die markierten Dokumente in ein ebenfalls bereits existierendes Paket einzufügen.
6. Speichern Sie über .

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Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.

1. Öffnen Sie auf dem Reiter Vorlagen mit Linksklick auf  Dokumente die Suche.
2. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
   1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
   2. Wenn Sie das Dokument in einer der zur Auswahl angebotenen Tabellen vermuten, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Alle Zeilen auswählen.
   3. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Keine Zeile auswählen und  Übernehmen Sie.
3. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
4. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
5. Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.

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Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden.

1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste die gewünschten Dokumente.
3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine  Fensters auf Kopieren.
4. Wählen Sie  Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
5. Wählen Sie  Suche Dokumentenpaket, um die markierten Dokumente in ein bereits existierendes Paket einzufügen.
6. Speichern Sie über .

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1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den zweiten Reiter Kommunikation.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Briefe / E-Mails, und wählen Sie   Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
3. Der Textreiter des Briefes öffnet sich.
4. Die Versandart Brief ist unter der Empfängeradresse standardmäßig voreingestellt.

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Viele Briefe sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Briefvorlagen, die unter Vorlagen > Textvorlagen angelegt werden.

1. Wenn Sie das Kürzel der gewünschten Briefvorlage kennen, öffnen Sie mit Doppelklick auf Briefvorlage verwenden > Über Kürzel wählen oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
2. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
3. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie Briefvorlage aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe / E-Mails >  Neu mit Vorlage.
5. Sortieren Sie die Vorlagen durch Doppelklick auf die Spaltenüberschriften, um eine passende Vorlage zu finden.
6. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick für den geöffneten Brief aus.
7. Die Vorlage erscheint im Eingabefenster des Briefes.
8. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Hinweis: Änderungen an einem Brief, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur den Brief selbst. Die Vorlage bleibt unverändert

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Wählen Sie eine vorhandene Empfängeradresse aus.

1. Um eine Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
   Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
   Tip: Um von dem Brief direkt zur Empfängeradresse zu kommen, klicken Sie Adresse suchen vor dem Empfängernamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.
2. Um alle vorhandenen Adressen aufzurufen, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten, aber nicht damit beginnen, geben Sie *Name ein. Die Suche ist phonetisch, findet also auch gleichlautende, anders geschriebene Namen.
   Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
3. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf  Übernehmen.
4. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.

Aus dem Brief heraus kann eine neue Adresse angelegt werden.

1. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
2. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, wählen Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (vgl. „Wie lege ich eine neue Adresse an?“).
3. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus, sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu und legen Sie die neue Adresse an.

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Der Betreff entspricht dem Namen des Briefes, unter dem er in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Briefvorlage ggf. im Brief selbst aufgeführt.

1. Um einen häufig verwendeten Betreff anzugeben, wählen Sie über  aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus oder geben Sie über Liste ändern einen neuen Betreff ein.
2. Um einen frei gewählten Betreff anzugeben, schreiben Sie in das Eingabefeld.
3. Speichern Sie den neuen Brief unter der Empfängeradresse über .

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Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein.

1. Gehen Sie auf den Reiter  Text.
2. Geben Sie Ihren Brieftext ein oder kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten.
3. Formatieren Sie den Text über die üblichen Instrumente zur Textverarbeitung in der horizontalen Werkzeugleiste.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich.

1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für Textfelder aktiviert, kann aber unter  Optionen >  Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet.
2. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
3. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
   Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
4. Drücken Sie F7.
5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
   1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
   2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ersetzen oder Immer ersetzen.
6. Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.

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Viele Datensätze aus Ihrer Bp Event-Datenbank können mit Briefen verknüpft und mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden.

1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
2. Machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie aus dem Kontextmenü  Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
3. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Datensätze oder ein Suchfenster.
4. Wählen Sie aus der Auswahlliste oder über die  Suche den gewünschten Datensatz aus und  Übernehmen Sie.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Ein Dokument, das zuvor zu einem existierenden Datensatz in der Datenbank abgelegt wurde, kann mit einem neuen Brief verknüpft und mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden.

1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
2. Machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie aus dem Kontextmenü  Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
   1. Einen Brief oder eine E-Mail suchen Sie über  Kommunikation >  Briefe/E-Mails.
   2. Ein Dokument, das zu einem anderen Datensatz abgelegt wurde, suchen Sie über  Vorlagen >  Dokumentenpakete.
   3. Ein Dokument, das in einem Verzeichnis abgelegt wurde, suchen Sie über  Basis >  Verzeichnisobjekte.
3. In der Suche nach Dokumentenpaketen ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
   1. Wählen Sie die gewünschte Tabelle, wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen (Adresse, Veranstaltung etc.).
   2. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Alle Zeilen auswählen, wenn Sie das Dokument in einer der zur Auswahl angebotenen Tabellen vermuten.
   3. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Keine Zeile auswählen, wenn Sie den Ablageort nicht kennen und  Übernehmen Sie.
4. Klicken Sie auf  Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.

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Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in den Brief eingefügt werden. Über Bild einfügen in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder in den Textverlauf oder  auf Seite ein. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.

1. Um extern gespeicherte Bilder einzufügen, wählen Sie Bild einfügen > aus Datei. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
2. Um Bilder einzufügen, die Sie zuvor mit Datei > Kopieren in die Zwischenablage gespeichert haben, wählen Sie Bild einfügen >  Zwischenablage.
3. Um Bilder einer angeschlossenen Kamera einzufügen, wählen Sie Bild einfügen > Integrated Camera.
4. Um Bilder einzufügen, die bei einem Bp Event-Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
5. Um die Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage zu verkleinern, gehen Sie auf Bild optimieren.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Je nach Empfänger oder Zweck des Briefes kann der Gebrauch von unterschiedlichen Briefköpfe, Papiersorten oder Druckern angebracht sein.

1. Um ein bestimmtes Briefpapier zu hinterlegen, wählen Sie im oberen Teil des Eingabefensters über Ausgabe das gewünschte Papier. Über Vorlagen > Ausgabeeinstellungen stellen Sie Wasserzeichen, Briefköpfe und Druckerauswahl ein.
2. Über den Reiter PDF des Eingabefensters sehen Sie eine Vorschau nicht nur des Brieftextes, sondern auch des gewählten Briefpapiers.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

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Überprüfen Sie Layout und Text vor dem Drucken des Briefes.

1. Um eine Druckvorschau mit Briefpapier und Wasserzeichen zu sehen, gehen Sie auf den Reiter PDF Vorschau des Eingabefensters.
2. Um Änderungen vorzunehmen, wechseln Sie zum Reiter  Text.
   Hinweis: Wenn Sie den Brief aus der Druckvorschau drucken, bleibt der Status als Entwurf erhalten, der Brief hat kein Ausgangsdatum.

Drucken Sie den Brief über den gewünschten Drucker aus.

1. Um den neuen Brief zu drucken, gehen Sie auf oben links in der horizontalen Werkzeugleiste.
2. Wählen Sie Drucken oder  PDF.
3. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.

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Aus einer vorhandenen Adresse oder  Veranstaltung heraus können direkt Briefe erstellt werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

Schreiben Sie einen Brief aus einer Adresse

1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Adresse auf > Brief / E-Mail und wählen Sie die Adresse oder den Ansprechpartner.
2. Wählen Sie einen leeren  Brief / E-Mail oder eine  Briefvorlage.
3. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Empfängeradresse abgelegt.

Schreiben Sie einen Brief aus einer Veranstaltung.

1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf > Brief / E-Mail.
2. Wählen Sie einen leeren  neuen Brief / E-Mail oder den Veranstalter.
3. Wählen Sie einen leeren  neuen Brief / E-Mail oder eine  Briefvorlage.
4. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.

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