Wie verwende ich Projekte?

Ein Projekt zeichnet sich durch definierte Ziele, Termine und Aufteilung der Verantwortung aus. Diese Angaben werden auf der Basisseite des Projektes eingegeben.

1. Gehen Sie zu  Basis >  Projekte >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
2. Der Reiter  Basis des Projekts öffnet sich.
3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Projekt ein.
4. Geben Sie ein Datum und ggf. Uhrzeiten für den Beginn und das Ende des Projektes an. Das Projekt wird unabhängig von seinem Status während des angegebenen Zeitraums im Kalender des allgemeinen Info Centers aufgeführt.
5. Wenn Sie ein Wiedervorlagedatum eingeben, erscheint das Projekt zum gesetzten Zeitpunkt auf Ihrer Wiedervorlageliste.
6. Beschreiben Sie die konkrete Zielsetzung des Projekts im Eingabefenster.

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An einem Projekt sind typischerweise mehrere Mitarbeiter beteiligt, die unterschiedliche Rechte haben können. Im oberen rechten Bereich des Fensters vergeben Sie die Berechtigungen.

1. Geben Sie den Projektleiter an. Der aktuelle Benutzer wird automatisch vorgeschlagen.
2. Vergeben Sie das Änderungsrecht am Projekt.
3. Geben Sie an, welche Benutzer dem Projekt Objekte zuweisen dürfen.
   Bsp.: Veranstaltungen, Termine, Briefe

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In einem Projekt können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mit verschiedenen Funktionen involviert sein. Als Projekt-Teilnehmer können nur Bp Event Benutzer hinzugefügt werden.

1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters Mitarbeiter auf  Neu.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter mit Doppelklick oder treffen eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
3. Weisen Sie einzelnen Mitarbeitern in der Spalte Funktion über die erweiterbare Auswahlliste eine Position zu.
4. Um mehrere Mitarbeiter mit identischer Funktion einzufügen, wählen Sie zuerst die Funktion im Aufklappmenü in der Werkzeugleiste und fügen dann über  die Mitarbeiter ein.
5. Begrenzen Sie die Mitwirkung zeitlich über das Start- und Enddatum für jeden einzelnen Mitarbeiter.

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 Bp Event-Benutzer, die als projektbeteiligte Mitarbeiter eingegeben sind, können auf unterschiedlichen Wegen direkt zum Projekt informiert werden.

1. Senden Sie über  in der Werkzeugleiste eine Interne Nachricht an alle markierten Mitarbeiter. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der Nachricht verknüpft.
2. Legen Sie über  in der Werkzeugleiste eine Aktivität für alle markierten Mitarbeiter an, die direkt in deren Kalender und Erinnerungen übernommen wird. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der Aktivität verknüpft.
3. Legen Sie über  in der Werkzeugleiste einen Termin für alle markierten Mitarbeiter an, der direkt in deren Kalender und Erinnerungen übernommen wird. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit dem Termin verknüpft.

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Personen, die an dem Projekt beteiligt aber keine Bp Event-Benutzer sind, werden als Adressen eingegeben.

1. Klicken Sie auf dem Reiter  Adressen >  Neu in der horizontalen Werkzeugleiste.
2. Geben Sie den Namen des Ansprechpartners bei Suchworte ein oder suchen über die  Erweiterte Suche nach einem Personenkreis.
3. Wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder treffen eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
4. Weisen Sie einzelnen Adressen in der Spalte Funktion über die erweiterbare Auswahlliste eine Position zu.
   Beispiel: Hotel, Lieferant, Location, Agentur
5. Um mehrere Adressen mit identischer Funktion einzufügen, wählen Sie zuerst die Funktion im Aufklappmenü in der Werkzeugleiste und fügen dann über  die Adressen ein.
6. Vergeben Sie über  in der Werkzeugleiste des Eingabefensters ein datiertes Stichwort an alle markierten Adressen.

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Kontaktieren Sie weitere Projektbeteiligte über den Reiter  Adressen.

1. Markieren Sie die gewünschten Adressen mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick.
2. Wählen Sie in der unteren Werkzeugleiste  Brief/E-Mail oder Serienbrief anlegen und wählen Sie die entsprechende Textvorlage mit Doppelklick. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der E-Mail verknüpft.
3. Legen Sie über  in der Werkzeugleiste einen Termin für alle markierten Adressen an. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit dem Termin verknüpft.

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Mit dem Modul Dokumentenablage verknüpfen Sie beliebige Dokumente aus Bp Event oder aus externen Quellen mit einem Projekt, um beispielsweise Verträge oder Preislisten von Lieferanten eindeutig zuzuweisen.

1. Klicken Sie auf dem Reiter  Dokumente >  Neu in der horizontalen Werkzeugleiste und öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket.
2. Um ein externes Dokument von Ihrem Computer oder Netzwerk zu verknüpfen, wählen Sie  Dateien anhängen und suchen das gewünschte Dokument.
3. Um ein Dokument aus einem Dokumentenpaket zu verknüpfen, das unter „Allgemeine Dokumente“ abgelegt ist, wählen Sie  Allgemeine Dokumente anhängen.

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Dokumente aus dem Projekt können in andere Dokumentenpakete innerhalb von Bp Event oder extern gespeichert werden, um sie in anderem Zusammenhang wiederzuverwenden.

1. Öffnen Sie das Dokumentenpaket.
2.  Kopieren Sie über die horizontale Werkzeugleiste ein Dokument, das zu einem Dokumentenpaket gehört, entweder innerhalb des Pakets oder  in ein anderes Paket.
3. Speichern Sie ein Dokument extern auf Ihrem Computer oder Netzwerk.

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Beliebige Datensätze aus Bp Event wie Veranstaltungen, Termine oder Briefe können mit einem Projekt verknüpft werden. Außerdem können auch einzelne Projekte zu einem führenden Projekt verknüpft werden.

1. Klicken Sie auf dem Reiter  Objekte >  Neu und die Art des gewünschten Objekts in der horizontalen Werkzeugleiste.
2. Um ein vorhandenes Objekt zu verknüpfen,  Suchen Sie das gewünschten Objekt und wählen Sie es mit Doppelklick aus.
3. Um ein neues Objekt zu verknüpfen, wählen Sie  Neu.
4. Einen Überblick über alle mit dem Projekt verknüpften Daten erhalten Sie auf dem Reiter  Info Center des Projekts mit Kalendersicht und Wiedervorlage (Vgl. „Wie verwende ich den Kalender/die Wiedervorlage?“).

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Hinterlegen Sie für spätere Auswertungen einen Schlussbericht und Details zum Projekt. Der Schlussbericht kann erst nach Abschluss des Projektes (ab dem letzten Tag) eingegeben werden.

1. Gehen Sie zum Reiter  Details & Schlussbericht.
2. Die Detailfelder des Schlussberichtes werden laut betrieblichen Anforderungen festgelegt.
3. Die Eingabe des Schlussberichtes hat keine direkte Auswirkung auf den Status des Projekts. Um ein Projekt abzuschließen, muss der Status auf dem Reiter  Basis manuell geändert werden.

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